Jatkuva etätyöskentely – uhka vai mahdollisuus?
Onko toimistolle menemisessä tänä päivänä järkeä, kun asiat hoituvat ihan kätevästi myös etäyhteyksin? Moni saattaa pohtia tätä kysymystä tällä hetkellä. Toimistotyöntekijät tekevät etätyötä enemmän kuin aikaisemmin ja näyttää siltä, että lisääntynyt etätyöskentely on jossain määrin toivottu työn tekemisen muoto myös tulevaisuudessa.
Kotona työskentely on lisännyt monille työntekijöille vapautta työntekoon ja taannut työrauhan keskittymistä vaativaan työhön. Lisäksi aikaakin on säästynyt huimasti kun ei tarvitse enää matkustaa töihin ja takaisin päivittäin. Monet yritykset pohtivatkin nyt toimistojen tulevaisuutta: Kannattaako toimiston puitteisiin enää satsata siinä määrin kuin ennen? Tai voisiko toimitila olla ainakin neliömäärältään pienempi? Jotkut saattavat jopa kyseenalaistaa toimistojen tarpeellisuuden kokonaan. Näillä kaikilla vaihtoehdoilla on yhteistä ainakin se, että fyysiseen työympäristöön liittyvät kustannukset pienenisivät reilusti.
Kuten arvata saattaa, asia ei kuitenkaan ole näin yksiselitteinen. Toimivaan nykyajan organisaatioon liittyy monta palapelin palaa, jotka on syytä selvittää aina yrityskohtaisesti. Teetämme asiakkaillemme kyselyitä työympäristömuutosprojektien yhteydessä, jotka räätälöidään organisaation tarpeita vastaavaksi. Viimeisen vuoden aikana teettämissämme Tulevaisuuden työympäristö -kyselyissä yritysten henkilöstöltä on tiedusteltu esimerkiksi missä he mieluiten tekevät töitä, miksi ja kuinka usein he haluavat tulla toimistolle sekä millaisia toiveita heillä on tulevaisuuden toimistojen suhteen. Organisaatioiden erilaisuudesta huolimatta toimistolle paluuseen liittyvät vastaukset kyselyissä ovat olleet hyvin samansuuntaisia. Jaamme tässä jutussa yleisimmät löydökset toimistolle tulemisen hyötyihin liittyen.
Sosiaaliset kohtaamiset
Jatkuva etätyöskentely on tuonut haasteita sosiaaliseen kanssakäymiseen kollegojen kanssa. Vaikka päivittäisiä kahvi- tai lounastaukoja voidaan pitää tietokoneen ääressä työkavereiden kanssa, se ei kuitenkaan korvaa täysin kanssakäymistä kasvotusten. Useimmissa tekemissämme kyselyissä kollegoiden tapaaminen on noussut suurimpana yksittäisenä syynä miksi toimistolle halutaan palata.
Sosiaalisella vuorovaikutuksella on valtava vaikutus ihmisen psyykkiseen hyvinvointiin. Sosiaaliset kohtaamiset ovat erittäin tärkeitä, oli yksilö sitten ekstrovertti tai introvertti.
On myös havaittu esimiestasolla, että työntekijöiden jaksamisen seuraaminen on haastavaa, kun nähdään harvoin kasvotusten. Vaikka pandemian aikana työskentely on monella tehostunut ja työpäivä lyhentynyt, samaan aikaan työn kuormittavuus on usein lisääntynyt. Jotkut saattavat kokea etätyöskentelyn eristäväksi ja tuntevat jopa yksinäisyyttä.
Yhteistyö & innovointi
Tulevaisuuden toimisto on erityisesti yhteistyön alusta erilaisine yhteistyön tiloineen luovasta ideointitilasta ad hoc -tiloihin, joissa voidaan käydä satunnaiset tai lyhyemmät keskustelut. Kun keskittymistä vaativa yksilötyöskentely saattaa onnistua mainiosti myös kotona, toimiston vetovoimatekijänä on entistä paremmat kohtaamisen ja yhteistyöntilat.
Yhteistyötilojen tulisi tarjota sopivasti ärsykkeitä, jotka synnyttävät ihmisissä inspiraation ja yhdessätekemisen kipinän. Innovointia tapahtuu usein satunnaisten keskustelujen aikana, joita on melko haastavaa toteuttaa paikasta riippumattomasti etäyhteyksin. Toimistolla ihmisten välisiä satunnaisia kohtaamisia voidaan tukea muun muassa yhtenäisellä työskentelykahvilalla, jossa eri tiimien edustajat kohtaavat rennosti toisensa.
Yhteisöllisyys ja yhteenkuuluvuuden tunne
Hyvinvoivassa organisaatiossa on miellyttävä ilmapiiri ja hyvä yhteishenki. Onnelliset ja työpaikkaansa tyytyväiset työntekijät ovat myös motivoituneita, sitoutuneita ja tehokkaita työssään. Se, että yksilö kokee kuuluvansa johonkin yhteisöön rakentuu myös pienistä mutta tärkeistä satunnaisista kohtaamisista, kun moikataan työkaverille ja vaihdetaan ohimennen pari sanaa muistakin kun vain työasioista.
Yhteisöllisyyden ylläpitäminen on haastavampaa etäyhteyksin, kun kaikki kohtaaminen tapahtuu aikataulun mukaisesti videopalaverien välityksellä. Esimerkiksi uuden työntekijän voi olla vaikea tutustua uusiin työkavereihin ruudun takaa, joka ei jätä tilaa luontaiselle yhdessä olemiselle. Kyselyissä toimistolle paluun yhdeksi tärkeäksi syyksi onkin noussut yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistaminen.
Työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta voidaan vahvistaa niin pienillä arkisilla käytännöillä, kuten epämuodollisilla kahvitteluhetkillä kuin myös organisoituneemmilla säännöllisillä viikkopalavereilla ja virkistäytymishetkillä. Pandemian jälkeen kasvotusten tapahtuvilla kohtaamisilla sekä yhteisillä kahvitteluhetkillä koetaan olevan erityisen tärkeä rooli yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistamisessa.
