Yhä useampi yritys on siirtynyt hybridityöhön pandemian siivittämänä, mutta mitä tämä tarkoittaa työympäristölle ja työkulttuurille? Millainen tila tukee ketterää hybridityönteon mallia?
Hybridityötä tukeva työympäristö on parhaimmillaan kuin pieni kaupunki. Toimiva tila tarjoaa erilaisia kohtaamisen aukioita, vilkkaan keskustan tapahtumineen ja kahviloineen sekä rauhallisia alueita keskittymistä vaativaan tekemiseen ja palautumiseen. Valinnan vapauden mahdollistaminen työskentelyyn on työympäristösuunnittelussa arkipäivää. Uusimpana huomioitavana asiana on kuitenkin pandemian myötä noussut hybridityön arkipäiväisyys. Suunnittelijat ja yritykset pohtivat mitä hybridityö tarkoittaa ja mikä on paras ja toimivin ratkaisu niin tiloissa kuin yrityksen kulttuurissa. Lisäksi muuttuvassa maailmassa ja taloudellisesta näkökulmasta on tärkeää, että tila on optimaalisen kokoinen ja tehokkaasti hyödynnettävissä.
VYÖHYKKEISTETTY TYÖYMPÄRISTÖ
Monitilatoimistossa työpistealueet voidaan jakaa erilaisiin äänivyöhykkeisiin. Aivan kuten kaupungissa on keskustan lähistöllä erilaisia asuinalueita ja vapaus valita missä viihtyy, on työympäristössä hyvä olla valinnanvapaus. Yhteistyön aluetta voi ajatella vaikka yhteisöllisenä rivitaloalueena. Siellä on hyvä naapurusto ja tiivistä yhteishenkeä, mutta myös yhteiset pelisäännöt, joiden avulla naapurusto pysyy kaikille viihtyisänä. Tarjolla on myös erilaisia kerhohuoneita ja piha-alueita yhteiselle tekemiselle.
Työympäristössä voi olla projektitilahuoneiden lisäksi avoimempaa ja muunneltavaa tilaa joka palvelee vaihtelevia tarpeita. Tilassa on usein avoimia kohtaamistiloja joissa voi kokoontua suuremmalla joukolla piirtopinnan ääreen ideoimaan, tai pöytiä joiden ääreen voi kerääntyä keskustelemaan. Osa kalustuksesta suunnitellaan helposti muunneltavaksi ja siirreltäväksi, jolloin projektien ja työnteon tarpeiden nopeissa vaihteluissa siirtelyyn ei mene turhaa aikaa. Alueella on myös normaaleja ergonomia työpisteitä jotka palvelevat tiimityötä tai itsenäistä työtä. Tälle alueelle on tunnusomaista se, että alueella saa puhua ja vuorovaikutus sekä yhdessä tekemisen henki on toivottavaa.
Tällaisella alueella on helppo mahdollistaa hybridityöskentely, sillä alueen äänimaailma on jo valmiiksi keskustelun salliva. Monipuolisella ja muunneltavalla yhteistyön alueella voi olla esimerkiksi liikuteltavia näyttöjä, joita voi mahdollisesti varata tai ne on varusteltu sensorein, jotka tunnistavat milloin laite on varattu. Vaihtoehtoisesti niihin voi liittyä kuten neuvottelutilaan – näyttö tuodaan yhteisen työpisteen äärelle ja näytössä on video- ja äänivalmius. Olennaista on, että jatkuva video- ja ääniyhteys on auki.
TYÖKAHVILA LUO YHTEISÖLLISYYTTÄ
Työkahvila on kohtaamisen vyöhyke ja alue, jonne saavutaan ensimmäisenä töihin tullessa. Siellä kuullaan päivän polttavat tapahtumat, juodaan aamukahvit, kohdataan kollegat ja tutustutaan uusiin ihmisiin helposti.
Kun suuremmat neuvottelutilat sijaitsevat tällä alueella, ei aiheudu turhaa hälinää varsinaiselle työpistealueelle ihmisjoukon siirtyessä neuvottelutiloihin. Tilassa on erilaisia palavereihin tai vapaaseen seurusteluun soveltuvia paikkoja. Usein kaiken keskiöön toteutetaan suuri näyttöseinä, jonka ääressä on helppo kokoontua tiedotustilaisuuksissa tai kuukausi-infoissa. Tyypillisesti tapahtumat striimataan, jotta osallistuminen on mahdollista myös etänä.
Moderneissa työympäristöissä osassa työkahvilan pöydissä on jo näytöt, jotta työkahvila toimii myös erilaisiin palaveritarkoituksiin päivän aikana. Voisiko näille näytöille tuoda video- ja ääniyhteysmahdollisuuden, jolloin etäosallistuja voi liittyä helposti oman tiimin seuraan kahville tai lounaalle etänä? Tällöin ihmiset eivät jää paitsi hauskoista ja yhteishenkeä luovista kahvitauoista. Usein niissä puhutaan myös olennaista työasiaa.
HYBRIDIYHTEISTYÖ PROJEKTITILOISSA
Rajatun pituisille yhteistyön hetkille suunniteltu tila on useimmiten neuvotteluhuone, projektihuone tai muu yhteistyötila. Ero hybridin ja perinteisen projektityöskentelyn välillä on ennemminkin työskentelytavoissa kuin kalustuksessa. Kosketusnäyttöjen ja videokuvauksen mahdollistavien valkotaulujen merkitys on myös kasvanut ja ratkaisut lisääntyneet.
Tilan kalustus ja varustelu koostuu esimerkiksi projektipöydästä, näytöstä videovalmiudella, sekä digitaalisesta yhteistyöalustasta. Alustana voi toimia vaikkapa Miro, Slides, Docs tai Powerpoint tai esimerkiksi Howspace. Olennaista on, että kaikki osallistujat työskentelevät samalla alustalla ja jatkuva video- ja ääniyhteys on auki. Tällöin kaikki osallistujat ovat samanarvoisessa asemassa työn tekoon nähden, eikä kukaan joudu kuunteluoppilaan rooliin. Kalustus voi olla mitä vaan perinteisestä neuvotteluhuoneesta vapaamuotoisempaan ideointitilaan.
NEUVOTTELUHUONEISSA VIDEOVALMIUS
Kaikissa neuvottelutiloissa ja podeissa tulisi olla videoyhteys ja lisäksi tarvitaan kulttuurillisesti vahva suositus kameroiden auki pitämiselle. Pelkällä ääniyhteydellä kommunikoidessa jää suuri osa kommunikaatiosta pois.
Elekielellä ja mikroilmeillä on suuri merkitys kommunikaatiossa, joten ainakin kokouksen alussa olisi hyvä pitää kameroita päällä. Jos yhteydet pätkivät videon vuoksi, voi videot sammuttaa esitykseen tai työskentelyyn siirryttäessä. Jos kyseessä on perinteisempi palaveri, on hyvä avata videoyhteys puhuessa.
Hyvän etäosallistumisen kokemuksen varmistamiseksi on tärkeää huomioida myös valaistus ja äänentoisto. Usein kauimpana kamerasta olevat kuuluvat näkyvät ja ja kuuluvat kaikkein huonoimmin.
HYBRIDIT KOTIPESÄT
Monipuolinen toimisto ei poissulje nimettyjä työpisteitä tai tiimialueita. Joillakin tiimeillä on erikoislaitteita tai välineitä, joiden vuoksi kiinteä nimetty alue on välttämättömyys.
Työn luonne määrittää tiimialueen sijoittumisen. Mikäli työ on voimakkaasti vuorovaikuksellista, kannattaa sijoittaa tiimille korvamerkityt työpisteet alueelle, jossa on yhteistyötä ja keskustelu on sallittu. Jos taas kyseessä on pääasiassa keskittymistä vaativa yksilötyö, kannattaa työpisteet sijoittaa hiljaiselle vyöhykkeelle. Vuorovaikutuksellisten kotipesien yhteydessä hybridi tiimityön mahdollistaa vastaava ratkaisu kuin avoimella vuorovaikutusalueella.
AKUSTOINNIN MERKITYS NOUSEE
Akustiikkaelementit / tilanjakajat pyörillä ovat yhteistyön alueella hybridityöskentelyn myötä entistä tarpeellisempia Etäyhteyden tuominen avoimeen tilaan nostaa tilan melutasoa verrattuna normaaliin puheeseen. Yleensä omaa äänenkäyttöä suhteuttaa tilan äänimaailmaan, mutta etäyhteyksissä tällainen suhteutus puuttuu.
On hyvä harkita myös kuulokkeiden käyttöä, mutta kokopäiväisessä työskentelyssä se ei ole paras ratkaisu. Toimivampaa on tilan vyöhykkeistäminen erilaisiin äänivyöhykkeisiin. Tämä voidaan toteuttaa luomalla alueita, joissa puhuminen ja etäyhteystyöskentely on sallittua ja sitten toisaalta vyöhykkeitä, joissa äänimaailma on rauhallisempi ja työ pääasiassa keskittyneempää yksilötyötä. Tilan akustiikkaan tulee kiinnittää erityistä huomiota yhteistyön tiloissa. Tiloja kannattaa jakaa esimerkiksi podeilla, jotka palvelevat myös etäpalaveri- ja puhelutarpeita ja lisäksi niissä voi käydä luottamuksellisia keskusteluja. Podien ulkopintoja voi päällystää akustiikkaa parantavilla materiaaleilla ja näin katkaista äänen kulkeutumista avoimessa tilassa.
Lue lisää podiratkaisuista laatimastamme käsikirjasta podien valintaan.
Mitä huomioida hybriditoimistoa suunnitellessa? Lue lisää blogistamme
Tukevatko teidän työtilanne hybridityöeskentelyyä vai tarvitsetteko apua tilojen suunnittelussa? Ota yhteyttä, niin jutellaan aiheesta lisää!
