Miten suunnitellaan toimiva hybriditoimisto?

Hybrid_4_notext
Hybridityöympäristössä monipuolisuus on valttia. Mitä huomioida hybridityötilojen suunnittelussa?

Monipuolisen työympäristön peruselementti on erilaisten toimintojen jaottelu ja ryhmittely perustuen työtehtävän tai kohtaamisen, luonteeseen ja kestoon. Usein työympäristö kannattaa ajatella erilaisina vyöhykkeinä. Kaiken keskipisteenä on kaupungin ”keskustamainen” kohtaamisen vyöhyke, jossa voi viettää aikaa epämuodollisesti kollegoiden kanssa. Tila on suunniteltu joustavaksi, jolloin se mukautuu niin työntekoon, palautumiseen kuin tapahtumien järjestämiseen.

Yleisesti pohditaan, miksi kukaan enää haluaa tulla toimistolle, kun kotoa käsin työskentely on niin helppoa – yhteisöllisyyden vuoksi.

Kun käynnistät työympäristön muutoshankkeen pohdi ainakin seuraavia asioita:

  • Onko henkilöstön tarpeita kartoitettu tuleviin työntapoihin liittyen?
  • Kuinka moni työskentelee toimistolla päivittäin ja kuinka moni osallistuu etänä?
  • Mikä motivoi juuri teidän työntekijöitä tulemaan toimistolle? Vastaavatko nykyiset tilat muuttuneita tarpeita ja odotuksia?
  • Onko olemassaolevaa smart office -ratkaisua tilojen sensoroinnin osalta ja miten sitä voisi laajentaa palvelemaan hybridityötä? 
  • Onko kalustuksen muunneltavuus huomioitu tilan sähkösuunnittelussa sekä AV- ja smart office ratkaisuissa? 
  • Miten tiloissa on otettu huomioon erilaiset työtarpeet, onko esim. hiljaisia tiloja keskittymistä vaativaan työhön tai tarvitaanko lisää tiloja projektityöskentelyä varten? 
  • Onko tarpeeksi tiloja joissa voi huoletta tehdä äänekkäämpää työtä?

KAIKKI TYÖ EI OLE HYBRIDITYÖTÄ

Hybridityö on ennen kaikkea yhteistyön alueilla huomioitava asia, asenne- ja työtapojen muutos. Tilaratkaisuilla voidaan tukea hybridityöskentelyä luomalla tiloista mahdollisimman ketterästi muunneltavat, monipuoliset ja helppokäyttöiset. Keskittymistä vaativat työtehtävät tehdään niille varatulla omalla alueella ja siellä hybridityötä ei tarvitse ajatella.

Vyöhykeajattelulla saavutetaan tehokkaampaa tilan käyttöä kun monipuoliset tilat ovat yhteiskäytössä ja muunneltavia. Henkilöstöllä on valinnan vapaus, millaisissa tiloissa milloinkin näkee parhaaksi työskennellä. Onko se tänään kotitoimisto vai fyysisesti kollegoiden kanssa toimistolla tapaaminen?  Valinnanvapaus lisää henkilöstön viihtyvyyttä ja onnellisuutta.

SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVAA

Tilojen suunnittelussa tulee huomioida tilojen jatkuva muunneltavuuden tarve. Osallistujamäärät vaihtelevat, yhteistyön tekemisen tapa vaihtelee yhteisestä digitaalisesta valkotaulupiirtämisestä yhteistyöalustalla toimimiseen. 

Huomioi nämä asiast hybridityöympäristöjen suunnittelussa:

  • Vyöhykket ja yhteiset peliäännöt
    • Toimiston äänimaailman vyöhykkeisyys ja pelisäännöt: millä alueilla etäpalaverit on ok hoitaa työpisteeltä käsin ja millä alueella on suotavampaa käyttää palavereihin erillisiä vetäytymistiloja.
  • Videokokousten ohjeistus
    • Videovalmius ja -suositus pitää videoyhteys auki yhteistyön ajan. 
  • Digitaalinen alusta asynkrooniselle työlle
    • Valitse parhaiten toimiva yhteistyöalusta, jossa kaikki pääsevät tasapuolisesti piirtämään ja muokkaamaan käsillä olevaa työtä.
  • Valaistus ja akustiikka
    • Harkitse valaistusta ja akustiikkaa kokous- ja projektihuoneissa parhaan mahdollisen kokemuksen varmistamiseksi.
  • Toimiva tekniikka
    • Varmistetaan uuden tekniikan käytettävyys ja toimivan verkkoyhteyden sekä sähkön saatavuus kaikkina aikoina. 
  • Joustavat ja monipuoliset tilat
    • Luo tiloja, joita voidaan käyttää moneen eri tarkoitukseen ja jotka ovat joustavia ajan mittaan tapahtuvien muutosten kannalta, jotta varmistetaan parempi tilojen käyttöaste.

Minkälainen on ketterä hybriditoimisto ja minkälaisista tiloista se koostuu? Lue lisää blogistamme.

Tukeevatko tilanne hybridityöskentelyä vai kaipaatteko apua niiden suunnittelussa? Autamme mielellämme! Ole yhteydessä, niin jutellaan lisää!