Lisääntynyt etätyöskentely on tuonut aivan uudenlaisia haasteita työilmapiirin luomiseen ja yrityskulttuurin ylläpitämiseen.
Yritykset joutuvat nyt pohtimaan uusia keinoja siihen, kuinka voidaan parantaa tai ylläpitää yhteisöllisyyden tunnetta myös hybridimallissa, jossa työskennellään sekä fyysisessä että virtuaalisessa maailmassa.
Monet meistä ovat työskennelleet useissa erilaisissa työympäristöissä uransa aikana. Työrooli ja sen mielekkyys on saattanut vaihdella, mutta on paljon muitakin seikkoja, jotka vaikuttavat siihen, miksi määrittelemme jonkin työpaikan “hyväksi työpaikaksi” ja toisaalta miksi emme. Aina tietenkään kokemus työpaikasta ei ole näin mustavalkoinen, vaan toiminnasta ja yhteisöstä saattaa löytyä niin suuria onnistumisia kuin suuria puutteitakin.
Hyvä työilmapiiri on varmasti monella toiveissa työpaikan suhteen. Kukapa meistä ei haluaisi tulla työpaikalle, jonne saa tulla sellaisena kuin on ja tehdä töitä hyvien tyyppien kanssa. Valitettavasti tämä ei kuitenkaan aina toteudu, ja tällä saattaa olla merkittäviä negatiivisia vaikutuksia henkilöstön työkykyyn ja henkiseen hyvinvointiin. Syitä huonoon yhteishenkeen voi olla monia, joista osa voi olla monimutkaisia tai jopa vaikeita tunnistaa.
Yritykset joutuvat pohtimaan uusia keinoja siihen, kuinka voidaan parantaa tai ylläpitää yhteisöllisyyden tunnetta myös hybridimallissa.
Lisääntynyt etätyöskentely on kuitenkin tuonut tähän aivan uudenlaisen haasteen. Organisaatio, jossa on ollut aikaisemmin todella hyvä yhteishenki saattaakin nyt kärsiä vähäisistä kanssakäymisistä kasvokkain, kun valtaosa kohtaamisista tapahtuu etäyhteyksin. Yritykset joutuvat pohtimaan uusia keinoja siihen, kuinka voidaan parantaa tai ylläpitää yhteisöllisyyden tunnetta myös hybridimallissa, jossa työskennellään sekä fyysisessä että virtuaalisessa maailmassa.
Olemme tässä jutussa koonneet vinkkejä siihen, joilla lähteä parantamaan yhteisöllisyyden tunnetta ja työilmapiiriä. On kuitenkin syytä muistaa, että mikään muutos ei tapahdu hetkessä, vaan ne vaativat aikaa, sopeutumista ja totuttelua sekä yhteisö- että yksilötasolla.
Tee työkahvilasta toimiston sydän
Tulevaisuuden toimistossa korostuvat kohtaamisen ja yhteistyön tilat. Sosiaalisella kanssakäymisellä on suuri vaikutus työilmapiiriin ja siten myös työtehokkuuteen, sillä huono vuorovaikutus liittyy usein heikkoon sisäiseen tiedonkulkuun, huonoon yhteistyövalmiuteen sekä väärinkäsityksiin. Vaikka monia työtehtäviä on mahdollista suorittaa kotoa käsin, on tarpeellista pohtia keinoja, joilla houkutella työntekijöitä myös toimistolle inspiroitumaan ja kohtaamaan toisiaan satunnaisesti – myös yli osastorajojen.
Kotoisa ja houkutteleva työkahvila on tähän yksi tehokas ratkaisu. Miellyttävä työkahvila ei synny pelkästään kahvikoneesta ja muutamasta istumapaikasta, vaan työntekijät kaipaavat värejä, vehreyttä ja laadukkaita kalusteratkaisuja, jotka luovat elämyksellisen tunnelman. Toimiva työkahvila on kuitenkin toiminnaltaan monipuolinen, joka tarjoaa erilaisia mahdollisuuksia tilassa olemiseen – halusit sitten päivästä riippuen syödä ja/tai tehdä töitä porukalla tai yksin. Työkahvila saattaa olla myös jollekin avain rennommalle työskentelymuodolle – joillekin optimaalinen työskentelytila on juurikin kahvilamainen ympäristö, jossa on pientä hälinää ympärillä.
Organisaatiot saattavat pohtia myös muita houkuttimia työkahvilan yhteyteen, jolla osoitetaan arvostusta työntekijöitä kohtaan pienillä asioilla. Esimerkiksi hedelmien tai aamupuuron tarjoaminen voisivat miellyttää monia pitkää päivää tekeviä.
Kannusta pitämään taukoja
Hyvinvoivassa työpaikassa vallitsee sopiva balanssi työnteon ja taukojen pitämisen suhteen. On valitettavasti työpaikkoja, joissa rennompaa työskentelyä sohvalla tai jopa taukojen pitämistä katsotaan pahalla – siitä huolimatta, että työpaikalla selkeästi vallitsee korkea työmoraali. Tällainen kulttuuri tulee kitkeä pois, sillä se ei palvele loppupeleissä ketään, ja voi aiheuttaa vakavia ongelmia pidemmän päälle. Kunnon taukojen pitämiseen tulee ehdottomasti kannustaa. Myös esimerkiksi pienen taukojumpan tekeminen tai ulkona käyminen videopalaverien välissä on erittäin suositeltavaa. Taukojen pitämisen on myös tutkitusti todettu parantavan suorituskykyä ja edistävän palautumista.
Työilmapiiriin vaikuttaa voimakkaasti työntekijöiden henkilökohtaiset arvot. Mikäli huomaat ajattelevasi taukojen pitämisen turhaksi tai kahvilassa työskentelyn laiskotteluksi, olisi kenties hyvä pohtia syitä tällaisiin ajatuksiin ja kyseenalaistamaan omia päivittäisiä rutiineja – kokeilemalla erilaisia työtapoja voi havahtua omien ennakkoluulojen harhaanjohtavuuteen. Mitä jos pyrkisit pitämään säännöllisiä taukoja ainakin parin viikon ajan ja kokeilisit työskentelyä muualla kuin työpöydän ääressä ainakin muutaman tunnin päivässä? Saatat huomata vaikutuksen omassa jaksamisessa ja työtehokkuudessa sekä näet mahdollisesti työkavereita enemmän toimistolla ollessasi.
Panosta yhteisöllisyyteen
Erilaiset sisäiset tapahtumat ja virkistäytymispäivät ovat erittäin toimiva tapa vaalia hyvää työpaikan yhteishenkeä. Erityisesti isommissa organisaatioissa saattaa olla ongelmana siilotuneisuus ja kuppikunnat, joita yksittäiset isot tapahtumat eivät kykene purkamaan. Tämä voi olla haitallista sisäisen vuorovaikutuksen kannalta. Mitä jos isompien tapahtumien sijaan sekoitetaankin pakkaa niin, että tapahtumaan osallistuisi eri osastojen tai tiimien edustajia yhteisen mielenkiinnonkohteen äärellä, kuten uuden urheilulajin kokeilun merkeissä? Tai osallistutaan porukalla etänä tai läsnä pidettäville kurssille, jossa kehitetään omaa osaamista mutta josta riittää yhteistä keskusteltavaa työtehtävien ohella?
Työpaikan kulttuuri ja yhteisöllisyys saa myös näkyä! Miksei siis toisi näitä elementtejä fyysiseen työympäristöön – työyhteisön mottoja tai sisäpiirivitsejä kehystettynä tekstinä, valokuvia ja muita asioita vuosien varrelta, joita on hauska muistella yhdessä. Tämä voi olla myös uusille työntekijöille avartavaa tietoa työyhteisöstä ja toimia loistavana keskustelun avauksena uusien kollegojen kanssa. Hybridimallin näkökulmasta näitä elementtejä voitaisiin tuoda myös virtuaaliseen maailmaan – esimerkiksi lisäämällä hauskoja taustakuvia Teams -palavereihin.
Luo yhteiset pelisäännöt
Toimivalla organisaatiolla on selkeät pelisäännöt, joihin jokainen sitoutuu. Yhteisillä pelisäännöillä luodaan työyhteisön raamit, jotka ohjaavat työntekijöitä toimimaan organisaation arvojen mukaan. Tällaisia pelisääntöjä voivat olla esimerkiksi molemminpuolinen joustavuus työajan ja -sijainnin suhteen.
Hybridimallissa työntekijät ovat tasavertaisessa asemassa sijainnista riippumatta. Tämä takaa tehokkaimman työskentelyn, kun voidaan itse vaikuttaa omaan työntekemisen tapaan työtehtävästä riippuen. Olennaista on kuitenkin se, että löydetään sopiva balanssi etätyöskentelyn ja toimistolla työskentelyn välille. Näiden väliset suhteet voivat vaihdella niin yksilö, tiimi- kuin osastokohtaisestikin. Sopivan suhteen löytäminen ja ohjeistuksen laatiminen onkin usealle organisaatiolle suuri haaste. Tärkeää on kuitenkin kannustaa henkilöstöä vuorovaikutukseen myös kasvotusten.
Toimivan ilmapiirin kannalta työntekijöillä tulee olla yleinen kokemus siitä, että työpaikalla vallitsee tasa-arvo ja toisten erilaisuus nähdään rikkautena. Lisäksi työntekijät arvostavat sitä, että heitä kuunnellaan ja osoitetaan myös käytännössä, että heidän mielipiteillään on väliä – oli kyse sitten oman kahvikupin säilytyspaikasta keittiössä tai suuremmasta työympäristömuutoksesta. Olennaista on avoin keskustelu – puhumattomuus voi johtaa epäluuloisuuteen, turhautumiseen ja työmotivaation laskemiseen.
On kuitenkin hyvä muistaa, että jokainen meistä voi vaikuttaa oman työpaikan ilmapiiriin myös niillä pienillä asioilla, joita ei erikseen peräänkuuluteta – kuten kollegan kannustaminen myös epäonnistumistilanteissa sekä positiivisen palautteen antaminen hyvästä työstä.
Haluatko kuulla lisää miten rakentaa työympäristö joka tukee yhteisöllisen ilmapiirin luomisessa? Ota yhteyttä niin jutellaan!
TIETOA KIRJOITTAJASTA
Sini Kuusisto
Workplace & Interior Designer at Agile Work
Sini on sisustusarkkitehti ja kalustesuunnittelija Lahden ammattikorkeakoulusta, jossa hän teki opinnäytetyönsä tulevaisuuden työpaikoista ja siitä, miten pandemia muokkasi niitä.
Agile Workilla Sini on työskennellyt vuodesta 2020 ja ollut mukana erikokoisissa ja erityyppisissä määritys- ja suunnitteluprojekteissa.
Sini ammentaa luovuutta ja inspiraatiota työhönsä uteliaisuudestaan ja intohimostaan erilaisia kulttuureja, luontoa ja taidetta kohtaan.
