• Antti Pitkänen

Kahdeksan askelta kohti onnistunutta työympäristömuutosta


Mitä kaikkea tulee huomioida kokonaisvaltaisessa työympäristöprojektissa? Miten voit kehittää työkulttuuria, uudistaa työtiloja ja tehdä töitä eri tavoin?

Oma matkani muutoksen maailmaan alkoi jo useita vuosia sitten työskennellessäni erilaisten tila- ja palvelukehitystiimien kanssa luoden heille käyttäjäkeskeisiä suunnittelumenetelmiä sekä uusia tilakonsepteja, jotka huomioivat käyttäjien tarpeet kokonaisvaltaisesti. Tällaisen toiminnan kehittämiseen usein tarvitaan uusia toimintatapoja, työkulttuurin muutosta sekä uudenlaisten yhteiskehittämisen menetelmien tuomista organisaatioon. Minulla on ollut mahdollisuus työskennellä kymmenien johtavien teknologia- ja asiantuntijaorganisaatioiden kanssa kokonaisvaltaisissa työympäristömuutoshankkeissa. Alla muutamia keskeisiä oppeja eri projekteista, asiakkaiden kokemuksista, kollegoilta sekä muilta alan toimijoilta.

1. Tavoitteellista muutos - Muutos on mahdollisuus.

Työympäristömuutos tuo aina mukanaan merkittävän mahdollisuuden rakentaa uutta työn tekemisen kulttuuria yritykseen tai toteuttaa muuttunutta yrityksen strategiaa. Itse muutosprosessi lähtee liikkeelle, kun henkilöstö oivaltaa muutoksen mukanaan tuomat mahdollisuudet. Jotta ymmärretään projektin vaikuttavuus, on tärkeä asettaa muutokselle selkeät tavoitteet ja soveltuvilta osin myös mittarit, joilla tavoitteiden toteutumista mitataan. Selkeitä ja saavutettavia tavoitteita tämän tyyppiselle hankkeille on esim. työntekijätyytyväisyyden parantuminen, kommunikaation lisääntyminen, läpimenoaikojen lyhentäminen, säästöjen aikaansaaminen, rekrytoinnin helpottuminen.

2. Perusta muutostiimi - Ihmiset tekevät muutoksen

Muutoksen eteenpäin vieminen organisaatiossa tai työyhteisössä vaatii sitoutunutta projektitiimiä. Yksittäinen henkilö ei voi vastata onnistuneesta työympäristön muutosprosessista yksin. On tärkeää päämäärätietoisesti ja hallitusti toteuttaa muutoksen vaatimia toimenpiteitä. Muutosjohtamisessa on karkeasti arvioiden 60%:sti kyse johtamisesta ja 40%:sti käytännön toiminnasta ja koordinoinnista. Tiimiin kannattaa valikoida työyhteisöstä henkilöitä, joilla on eri rooleja: henkilöitä, joilla on valmiudet vaikuttaa ihmisten suhtautumiseen muutokseen ja henkilöitä, joilla on edellytykset käytännön toimenpiteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen. Muutosprojektit ovat usein pitkiä prosesseja jotka voivat uuvuttaa innostuneimmatkin muutoksen moottorit, joten hyvän ilmapiirin ylläpitäminen on tärkeää.

3. Osallista muutokseen - Tunnista ja kehitä yhdessä.

Osallistaminen ja vaikuttamisen tunne tukee jaksamista ja hyvinvointia sekä mahdollistaa aktiivisen roolin ottamisen muutoksessa mukana olevalle henkilöstölle. Projektitiimin tulee selkeästi antaa vaikuttamisen mahdollisuuksia myös tiimin ulkopuolisille tahoille. Määritysvaiheen työpajat ovat monesti ensimmäinen kerta, kun yrityksen kulttuurista ja työtavoista ruvetaan avoimesti keskustelemaan, jolloin usein myös syvälle hautautuneita haasteita tuodaan esille. Nämä on hyvä tunnistaa, mutta projektin etenemisen kannalta on tärkeää, että fokus siirretään ratkaisukeskeiseen työskentelyyn mahdollisimman nopeasti. Yhteiskehittämistyöpajat, jotka toteutetaan henkilöstön ja eri tiimien kanssa auttavat luomaan toiminnan kannalta keskeisimmät ratkaisut, jolla varmistetaan myös omistajuus muutosprojektin lopputuloksiin.

4. Suunnittele, visioi ja luo strategia - Auta ymmärtämään ja pidä suunta.

Kokonaisvaltaisissa työympäristöjen muutosprojekteissa tavoite tulee olla kaikille selvänä mielessä. On tärkeää kuvata, millaiseen tilanteeseen muutoksella pyritään ja miten arvioida onnistumista. Muutostiimin sekä muutoshankkeeseen sitoutuneen johdon tulee varmistaa, että kaikilla on samanlainen käsitys muutosprojektin tavoitteista. Työntekijöitä osallistavien muutoshankkeiden vahvuus on henkilöstön omistautuminen hankkeen tavoitteille. Toisaalta tämä voi myös kasvattaa odotuksia siitä, mitä kaikkea projektilla pystytään ratkaisemaan ja millä aikataululla. Kuunteleminen ja joustava lähestyminen projektin eteenpäin viemiseksi on tärkeää. Liiallinen poukkoilu voi olla projektin toteutumisen kannalta kuitenkin vaarallista. Muutokselle määritetyt visio, tavoitteet ja reunaehdot toimivat johtotähtenä läpi koko prosessin, varmistavat oikeassa suunnassa pysymisen ja mahdollistavat oikeanlaisten toimintaedellytysten muodostumista.

5. Viesti muutoksesta - Et voi viestiä liikaa

Viestintä on yksi tärkeimmistä onnistumisen tai epäonnistumisen tekijöistä koko muutosprosessissa. Muutosprosessista, aikataulusta, osallistamisen keinoista ja vaikuttamisen mahdollisuuksista on hyvä viestiä jo heti projektin alussa. Viestinnässä on syytä olla johdonmukainen läpi koko projektin ja tulee olla selkeys siitä, miten muutoksesta puhutaan ja miten muutoksesta käytävää keskustelua fasilitoidaan eri osapuolien välillä. Muutostiimiltä hankkeesta viestiminen vaatii sitkeyttä ja kärsivällisyyttä: samaa viestiä on usein toistettava uudestaan ja uudestaan, eri kanavissa ja eri tavoilla. Muutoksen keskellä, varsinkin kun kyse on usein tunnepitoista asioista, huhut saavat helposti siivet. Vaihtoehtona on laittaa liikkeelle omia päättömiä huhuja, jotka alkavat oikeasti herättää mielenkiintoa muutosprojektia kohtaan. Tämäntyyppinen sisäinen huhuviestintä on kuitenkin tehtävä pilke silmäkulmassa. Väärinymmäryksiltäkään ei aina voida välttyä, mutta viestinnän ei aina tarvitse olla liiallisen vakavaa. Nykyisessä yritysten sisäisessä webbi-, pikaviestin- ja someviidakossa yrityksellä saattaa olla kymmeniä kanavia, joissa käydään muutoksesta puhutaan ja sitä puidaan. Projektille on tärkeä luoda yksi virallinen digitaalinen kanava sekä mahdollisuuksien mukaan fyysinen projektiympäristö jossa tuotettuun materiaaliin voi tutustua. Tärkeää on, että viestintä on ymmärrettävää, merkityksellistä ja läpinäkyvää.

6. Nopeita kokeiluja - Etsi mahdollisuuksia kokeilla uutta työtapaa

Muutos voi olla kokonaisuutena laaja ja pitkäkestoinen, jolloin on vaikea nähdä, miten ja missä vaiheessa projekti saadaan päätökseen. Onkin tärkeää asettaa konkreettisia ja realistisia välitavoitteita ja huomioida yhteisesti niissä onnistuminen. Työympäristöpilotit, vierailut muissa yrityksissä tai cowork-ympäristöissä on hyvä tapa päästä kokeilemaan, miten uudenlaiset työympäristöt toimivat. Kokeiluja voidaan hyvin tehdä nykyisissä työympäristöissä esimerkiksi rakentamalla nykyisistä kalusteista ja tiloista kohdennettuja testiympäristöjä, joissa kokeillaan esimerkiksi ketterää projektityöskentelyä tai vaikka asiakkaiden kanssa tapahtuvaa yhteiskehitystä. Kokeilut ja palaute näistä on hyvä dokumentoida yhteistä päätöksentekoa varten.

7. Toteuta suunnitelma - Joustavasti, mutta tavoitteiden mukaisesti

Projektin toteuttaminen kannattaa tehdä joustavasti, mutta yhdessä määritettyjen tavoitteiden mukaisesti. Toteutusvaiheessa suunnitelmat alkavat usein elää. Osa henkilöstöstä sekä johdosta havahtuu muutoksen laajuuteen ja haluaa päästä vielä vaikuttamaan lopputulokseen. Tässä vaiheessa on tärkeä arvioida toivottujen muutosten vaikutusta projektin toteuttamiseen. Osa ehdotuksista voi merkittävästi vahvistaa luotua konseptia ja suunnitelmia, osa taas vesittää sitä, mitä ollaan jo yhdessä kehitetty. Muutostiimillä on suuri vastuu varmistaa projektin toteutuminen aikataulussa, budjetissa ja että se vastaa todennettuja tavoitteita, tarpeita ja unelmia.

8. Kehitä muutosmuskelia - Uusien toimintatapojen ja ympäristön kehittäminen.

Muutoksen vakiinnuttaminen uudessa tilanteessa vaatii jatkuvaa panostusta. Tämä usein jää liian vähäiselle huomiolle sekä resursseille. Muutoksen tarve on nykyisin jatkuvaa ja yrityksen sekä työntekijöiden kannalta on kriittistä, että uutta työympäristöä opetellaan käyttämään ja kehitetään tarkoituksenmukaisesti. Uudessa ympäristössä on aina asioita, joita tulee muuttaa korjata ja viilata, jotta optimiratkaisu saadaan varmistettua. Yhteisten oppien jakaminen tiimien kesken on myös tärkeää, koska malleja ja toimintatapoja on monia. Usein käy myös niin, että muutoshankkeen aikana organisaatio on jo oppinut ja siirtynyt eteenpäin kohti toivottua muutosta. Uusi moderni työympäristö voidaankin nähdä alustana, joka mahdollistaa uudenlaisen tuloksellisemman työn tekemisen, työntekijöiden hyvinvoinnnin lisääntymisen sekä yhtenäisen yritys- ja työkulttuurin vahvistamisen.

Kokonaisvaltaiset työympäristömuutosprojektit vaativat ponnisteluja liikkeelle lähdössä, mutta kun liikkeelle on päästy, miksi enää pysähtyä?

Esittämämme kahdeksan askelta kohti onnistunutta työympäristömuutosta ja niiden sisäistäminen toimivat hyvänä lähtökohtana muutosprojektille eli muista nämä:

1. Oivalluta

2. Sitouta

3. Osallista

4. Pidä suunta

5. Viesti (ja levitä huhuja)

6. Kokeile

7. Toteuta

8. Kehitä

Anna meidän auttaa saamaan muutos liikkeelle. Tutustu meidän toimintaan ja henkilöihin muutosprojektien takana tästä.

Haluatko lisää tietoa? Voit myös tutustua aiheesta pidettyyn esitykseen tästä.

Antti Pitkänen on yksi yrityksen perustajista ja vastaa Agile Workissa työympäristöjen määrityksestä sekä uudenlaisten työympäristökonseptien kehittämisestä yhdessä asiakkaiden kanssa.

#thoughts #change #people #learning

120 views

ADDRESS 

 

Agile Work Oy 

Kuortaneenkatu 2 

00510 Helsinki

Finland  

Business ID: 2661604-9

CONTACT

 

E-mail:

contact@agilework.fi

 

Phone 

+358505427740 

INVOICING 

 

OPERATOR  

OpusCapita Solutions Oy 

E204503 

 

E-INVOICING

003726616049 

     

OVT / EDI 

003726616049