Modernia, jäsenlähtöistä toimintaa

Syksyllä 2018 Agile Work lähti toteuttamaan hanketta, jonka tavoitteena oli uudistaa TEKin työympäristö jäsenlähtöisesti sekä parantaa vierailija- ja asiakaskokemusta.

Lopputuloksena syntyi työympäristöpilotti, jonka kokemuksien pohjalta siirryttiin toteuttamaan TEKin varsinaisia työtiloja.

Tilat vastaamaan toimintaa

Kuinka kehitetään asiakaskokemusta ja palveluita vastaamaan entistä paremmin jäsenten tarpeisiin? TEK tarttui tähän haasteeseen ja lähti uudistamaan työympäristöään ja -kulttuuriaan. TEK on kehittänyt ja modernisoinut palveluitaan viime vuosina ja tämän haluttiin näkyvän myös tiloissa. Jäsenet ensin -ajattelu ohjaa TEKin toimintaa, minkä tulisi näkyä myös tilaratkaisuissa.

Tärkeänä tavoitteena oli parantaa vierailija- ja asiakaskokemusta. Lisäksi pyrittiin luomaan työympäristö, joka vahvistaa vuorovaikutusta ja parantaa työntekijäkokemusta sekä työhyvinvointia.

TEK pilotti_04

LVI-saneeraus muutostarpeen kiihdyttäjänä

Ajatus muutoksesta oli jo hautunut Pasilassa sijaitsevassa TEK Insinöörit & Ekonomit -talossa. Aikaisemmin oli tehty pieniä kokeiluja ja pilotointia, mutta suurempaa muutosta vauhditti kiinteistössä tehty LVI-saneerauspäätös.
Aluksi oli tarpeen validoida todellinen tilantarve: pysytäänkö omissa huoneissa, siirrytäänkö monitilatoimistoon, yhdistetäänkö näitä kahta mallia ja kuinka paljon avointa tilaa tultaisiin tarvitsemaan erilaisille tapahtumille?

Tavoitteena oli optimoida tilan käyttöä ja tiivistää toiminta kahdesta kerroksesta yhteen. 7. kerrokseen päätettiin toteuttaa pilottitila, jossa päästäisiin testaamaan tiloja, kalusteita, toteutustapoja, uusia työskentelytapoja ja työkulttuuria käytännössä. Pilottitila toimii myös osittain väistötilana 9. kerroksen remontin ja LVI-saneerauksen edetessä.

“Pilottina toiminut tila tullaan projektin jälkeen vuokraamaan ulos, joten tila suunniteltiin lähtökohtaisesti muuntojoustavaksi, jotta tilan ulosvuokraus olisi näin helpompaa” kertoo Agile Workin Esa Santamäki.

TEK-pilot-4

Osallistamalla todellinen ymmärrys

Koska muutosta toteutettiin asiantuntijaorganisaatiossa, oli onnistumisen kannalta oleellista osallistaa ihmisiä muutokseen ja luoda todellinen ymmärrys käyttäjien tarpeista ja toiveista. Miten asiakkaat ja jäsenet kokivat TEKin tiloihin saapumisen? Millaisia haasteita oli nykyisissä tiloissa?

Agile Work järjesti määritysvaiheessa kahdeksan syvähaastattelua, jotta saatiin kokonaisvaltainen käsitys nykyisistä työskentelytavoista, haasteista, toiveista ja tarpeista. Lisäksi fasilitoitiin työntekijäkokemus työpaja, Design Sprint -työpaja kokonaisuus koko henkilöstölle sekä pelisääntötyöpaja pilottitilan henkilöstölle. Agile Work teki myös projektin aikana nykyisen työtilan arviointia ja observointia sekä järjesti infotilaisuuksia henkilöstölle.

TEK pilotti_08

Tarveselvityksestä tilasuunnitteluun

TEKin kohdalla toteutettiin todella kokonaisvaltainen työympäristömuutos, jossa Agile Work vastasi alustavasta tilaohjelmasta, budjetoinnista, projektinjohdosta, tavoitteiden ja linjausten määrittämisestä aina lopullisen tilan suunnitteluun.

“Yhdessä asiakkaan kanssa, lähdimme pohtimaan, miltä TEK voisi näyttää tulevaisuudessa. Halusimme luoda tilan, johon olisi helppo tulla. Tilan tulisi olla ihmisiä yhdistävä ja yhteen kokoava. Pilotti mahdollisti kokeilla uutta avointa tilaa, joka olisi kaikkien käytössä, sekä uusia tapoja tehdä työtä. Paras anti pilotissa oli, että pystyimme keräämään käyttäjiltä palautetta tilojen toimivuudesta” kuvaa Agile Workin sisustusarkkitehti Ida Broms.

TEK_ida_broms

Virtuaalitodellisuus osana työympäristösuunnittelua

Merkittävänä osana Agile Workin ketterää työympäristösuunnittelua on Digital First-toimintatapa. Työympäristömuutos on aina iso ja monimutkainen prosessi, mutta Agile Work pyrkii tekemään siitä mahdollisimman yksinkertaista ja helposti lähestyttävää. Varsinaisen tilan suunnitelmat esiteltiin henkilöstölle VR-työpajassa. Virtuaalitodellisuus antaa käyttäjille konkreettisen näkemyksen tulevasta tilasta ja auttaa hahmottamaan muutoksia ja tilojen toiminnallisuutta. Projektissa hyödynnettiin myös digitaalista työtilaa, jonka kautta tilan käyttäjät sekä ydintyöryhmä pystyivät jakamaan tarpeitaan sekä kommentoimaan tuotoksia läpi projektin näkyvästi.

TEK-pilot-3