Case: Finnpilot Pilotage Oy

Finnpilotin uusi tunnelmallinen toimisto meren äärellä

Valitsimme Agile Workin kumppaniksemme, sillä heillä oli tarjota innovatiivisen työtilojen suunnitteluosaamisen lisäksi tarvitsemamme vuorovaikutteinen prosessi, jonka kautta pystyimme huomioimaan tietotyöntekijöidemme ja työyhteisömme tarpeet.

Aki Marjasvaara | Finnpilot

Määritys

Suunnittelun konsultointi

Keskellä pandemiaa Finnpilot päätetti lähteä uudistamaan työympäristökonseptia sekä etsimään modernimipia tiloja. Vanha pääkonttori oli hyvin perinteinen, eivätkä sokkeloiset tilat tukeneet toivottua yhteisöllistä tunnelmaa. Korona-aikana korostui myös tilojen vähäinen käyttö. Agile Work valikoitui kumppaniksi projektiin, sillä muutosprosessista haluttiin henkilöstöä osallistava sekä innovoiva. Projektin aikana luotiin uusi työympäristökonsepti ja määritettiin alustava tilasuunnitelma, myös sisustussuunnittelussa Agile Work antoi konsultoivaa tukea. Lopputulemana oli uusi tunnelmallinen toimisto, joka tukee hybridityön tekemistä ja myös toive merinäköalasta toteutui.

Finnpilot Pilotage Oy on Suomen valtion omistama erityistehtäväyhtiö, jolla on lakisääteinen yksinoikeus luotsaustoiminnan harjoittamiseen. Finnpilotin toiminnassa korostuvat avoimuuden, läpinäkyvyyden ja kustannustehokkuuden vaatimukset. Pääkonttorilla Helsingissä työskentelee luotsaus-, kuljetus-, talous- ja henkilöstöyksikkö sekä luotsinvälitys, joka päivystää 24/7 ympäri vuoden.

Tavoitteena kotoisa tunnelma

Finnpilotin Helsingin toimiston vanhat tilat olivat auttamattoman vanhanaikaiset, työhuone ratkaisut olivat peräisin 90-luvulta. Lisääntyneiden etätöiden myötä huomattiin, että toimiston käyttö voisi olla hyvinkin erityyppistä, kun osan töistä voisi myös jatkossa toteuttaa etänä. Uudesta toimistosta haluttiin “kotoisa olohuone” jonne olisi mukavaa tulla kokoontumaan.

Vanhassa toimistossa myös luotsinvälityksen työtilat olivat muista erillään, yhteistyö muiden osastojen kanssa oli vähäistä. Osana muutosta haluttiin myös parantaa luotsinvälityksen työympäristöä sekä tuoda toiminnan kannalta keskeinen osasto paremmin esille ja kiinteämmin osaksi koko työyhteisöä.

Finnpilot office

Aki Marjavaara Finnpilotilta kuvailee hankkeen lähtötilannetta näin: ”Totesimme syyskuussa 2020, että koronapandemian myötä työskentelytapamme oli kehittynyt aiemmasta ja etätyöskentely oli vakiintunut osaksi työtämme. Sen seurauksena vanhat toimitilamme olivat tarpeettoman suuret eivätkä vastanneet läsnätyöhön kohdistuvia tarpeita. Siirtyminen paremmin toimiviin ja moderneihin tiloihin näyttäytyi meille myös säästömahdollisuutena.

 Emmekä lähteneet muutokseen pelkkien tilojen perusteella, vaan siinä korostui henkilöstön työskentelytarpeita tukevan tilakonseptin näkökulma. Haimme uusilta tiloilta lähipäivien tuomia hyviä viboja, yhteisöllisyyden vahvistumista ja myös keskittymismahdollisuuksia. Valitsimme Agile Workin kumppaniksemme, sillä heillä oli tarjota innovatiivisen työtilojen suunnitteluosaamisen lisäksi tarvitsemamme vuorovaikutteinen prosessi, jonka kautta pystyimme huomioimaan tietotyöntekijöidemme ja työyhteisömme tarpeet.” 

Finnpilot_2022

Olemme hyvin tyytyväisiä projektin lopputulokseen

Aki Marjasvaara | Finnpilot

Rohkeasti erilainen

Projektissa tavoitteita olivat mm yhteisöllisyyden korostaminen ja entiseen verrattuna rohkeasti erilaiset, mutta kodikkaat tilat. Luotsinvälityksessä työtä tehdään kellon ympäri, joten kodinomaisuuden sekä viihtyisän lepohuoneen tarve korostui.

Toiveena oli saada modernimmat muuntojoustavat tilat, mielellään läheltä merta, ja samalla tavoiteltiin myös tilojen neliömäärän puolittamista. Tavoite oli toteuttaa kustannustehokas hanke, joka maksaisi itsensä takaisin noin kahdessa vuodessa.

Projekti eteni jouhevasti, Finnpilotin johto oli sitoutunutta ja koko työyhteisö oli aktiivisesti mukana prosessissa alusta alkaen. Henkilöstöä osallistettiin kyselyillä, haastatteluilla sekä työpajoilla. Lähes koko projekti tehtiin etänä, sillä elettiin koronan intensiivisintä aikaa.

Finnpilot naproom

Lopputuloksena merinäköala ja kustannusäästöt

Projektin lopputulos oli tilakonsepti, jonne määriteltiin millaiset tilat tukevat työntekoa parhaiten nyt sekä tulevaisuudessa. Agile Workin määrittelemän tilakonseptin avulla tilojen tarjoajien oli helppo ymmärtää vuokralaisen tarpeet ja tarjota sopivaa tilaa. Myös asetetut tavoitteet säästöistä sekä kustannustehokkuudesta saavutettiin.

Uusi toimisto valikoitui lopulta merinäköalan, saavutettavuuden ja parhaiten konseptiin istuvan mallin löytyessä. Yhteistyössä kiinteistön omistajan arkkitehdin kanssa Agile Work laati suunnitelman, kuinka tilat muokataan konseptin mukaiseksi.

Finnpilot_2022

”Olemme hyvin tyytyväisiä projektin lopputulokseen. Tilaratkaisu toimii, jokainen on löytänyt sieltä omaan työskentelyynsä sopivan sopen ja tyytyväisyys lopputulokseen on välittynyt hienosti myös hallintohenkilökunnan ja luotsinvälittäjien työtyytyväisyystuloksiin.

Uusiin tiloihin muutto antoi meille myös tarvitsemamme sysäyksen hallinnon työskentelyn modernisointiin, kun vanhat paperimuotoon päättyneet prosessimme oli digitalisoitava hyvin pitkälti.

Erityisen iloisia olemme avarasta ja rennosta loungestamme, johon meri ja vuodenajat välittyvät koko länsipäädyn leveydeltä. Jo puolen vuoden aikana se on mahdollistanut meille monta omissa tiloissa pidettyä sidosryhmä- ja henkilökuntatilaisuutta”, kommentoi Finnpilotin Aki Marjasvaara.

Gradient_Antti_1200x1200

Lisää informaatiota

Antti Pitkänen

Chief Experience Officer

+358 50 573 4645 antti.pitkanen@agilework.fi

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: