Case: Yara Suomi Oy

Yaran Espoon toimiston uudistus avaimet käteen – periaatteella

Tavoitteet saavutettiin, ja uudistetut tilat on otettu henkilöstön puolesta tyytyväisenä vastaan!
Roland Westerberg, kaupallinen johtaja, Yara Suomi

Määritys

Suunnittelu

Toteutus

Yaran Espoon toimipisteen tilat eivät enää täyttäneet hybridityön vaatimuksia. Vaikka toimiston sijainti oli ihanteellinen, käyttöaste oli jäänyt alle 30%:iin, mikä herätti tarpeen arvioida tilojen tulevaisuutta vuokrasopimuksen päättymisen myötä. Tarvekartoituksen pohjalta tilat supistettiin noin kolmanneksella, remontoitiin ja muokattiin uudelleen tarjoamaan erilaisia työskentelyalueita. Projekti keskittyi toimistotilojen tehokkaampaan ja viihtyisämpään käyttöön, ja sen tuloksena syntyi päivitetyt tilat, jotka vastaavat paremmin muuttuneisiin työtarpeisiin. Projekti toteutettiin Agile Workin johdolla avaimet käteen -periaatteella nopealla aikataululla Muutos vai muutto -konseptin mukaisesti.

Yara on maailmanlaajuinen kivennäislannoitteiden, teollisuuskemikaalien ja ympäristönsuojelutuotteiden toimittaja, joka toimii yli 60 maassa. Konsernissa työskentelee yli 170 000 työntekijää ja sen pääkonttori sijaitsee Norjassa. Yara Suomi oy työllistää noin 900 henkeä ja Yaralla on Suomessa kolme tuotantolaitosta, jotka sijaitsevat Uudessakaupungissa, Kokkolassa ja Siilinjärvellä.

Muutoksen kulmakivet

Avaimet käteen -ratkaisu ja kokonaisvaltainen projektinhallinta
- Projektin onnistuminen nojasi Agile Workin avaimet käteen -ratkaisuun ja kattavaan projektinhallintaan, joka sisälsi alustavan kartoituksen, tilasuunnittelun, toteutuksen sekä muutosjohtamisen ja viestinnän tuen. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa takasi tehokkaan ja sujuvan prosessin, varmistaen projektin kaikkien osa-alueiden yhtenäisen toteutuksen.
Toimitilojen käytön analysointi ja muutoksen skenaariot
- Projektin alkaessa tarkastelimme toimiston käyttöastetta ja loimme muutokselle erilaisia skenaarioita. Asetimme projektin tavoitteeksi luoda tehokkaassa käytössä oleva työympäristö, joka suunnitellaan kiertotalouden periaatteita noudattaen.
Kestävä ja kustannustehokas suunnittelu
- Hyödynsimme muutoksessa yli 60% olemassa olevista kalusteista. Materiaalivalinnoissa kiinnitimme huomiota tuotteiden elinkaaren hiilijalanjälkeen ja kierrätettävyyteen. Hankinnoissa suosimme palveluja tuotteiden sijaan (mm. viherseinä ylläpitopalveluna).
Viestintä ja yhteiset pelisäännöt
- Asetimme tavoitteeksi myös sosiaalisesti kestävän tilan, joka tukee yhteisöllisyyttä ja toisaalta yksilöiden hyvinvointia. Muutoksesta viestittiin projektin eri vaiheissa ja henkilöstöä ohjattiin uuden työkulttuurin käyttöönotossa.

Toimiston käytön analysointi ja muutoksen vaihtoehdot

Kevään 2023 aikana toteutimme Yaralle Espoon toimistoa koskevan tarveselvityksen, joka perustui haastatteluihin, kohdevierailuihin ja käytettävissä olevaan dataan. Selvityksen tulokset vahvistivat Yaran näkemystä tarpeesta supistaa toimistotilojen kokoa. Toimiston sijainti ja muut palvelut olivat kuitenkin edelleen sopivia, joten päätettiin pysyä nykyisissä tiloissa mutta vähentää tilankäyttöä ja uudistaa jäljelle jäävät tilat vastaamaan paremmin työntekijöiden tarpeita. Syksyllä käynnistynyt tilojen uudistamisprojekti toteutettiin yhteistyössä kiinteistön omistajan Gem Propertiesin ja tilojen hallinnasta vastaavan Newsecin kanssa.

Yaran toimitilat päätettiin remontoida sekä vyöhykkeistää uudelleen. Tiloihin suoritettiin kevyt remontti uuden suunnitelman mukaisesti.

Projektin aikana Yaran työntekijät otettiin aktiivisesti mukaan prosessiin henkilöstökyselyn kautta, ja kyselyn tuloksia hyödynnettiin osana tilasuunnittelua.

Avaimet-käteen ratkaisu ja projektinhallinta

Tiukan aikataulun ja Yaran sisäisten resurssien puutteen vuoksi projektinhallinta ulkoistettiin Agile Workille. Vastasimme projektin kokonaisuudesta alusta loppuun, toimien urakassa kiinteistön ja urakoitsijoiden suuntaan Yaran puolesta, koordinoivat muuttoa, vanhojen kalusteiden kierrätyksen, tilojen sisustussuunnittelun ja uusien kalusteiden hankinnan.

Hankkeen ajaksi perustettiin sisäinen projektiryhmä johon kuului Yaran johdon, HR:n, viestinnän ja henkilöstön edustajia Agile Workin projektipäällikön johdolla. Yaran IT-tiimin kanssa koordinitiin erikseen uusien tilojen IT- ja AV-tarpeet. Viestinnän sujuvaoittamiseksi luotiin kaksi Teams-kanavaa: yksi koko henkilöstölle ja toinen sisäiselle projektiryhmälle. Agile Work vastasi viestinnästä sekä Teams-kanavien että paikan päällä, tukien uuden työkulttuurin omaksumista ja tarjoten ajantasaista tietoa projektin etenemisestä.

Kestävä ja kustannustehokas tilasuunnittelu

Linjausten myötä laadimme Yaralle tarkemman suunnitelman ja budjetin muutokselle. Olemassa olevat kalusteet inventoitiin ja sijoitettiin uudelleen säilyvään tilaan. Ylijääneitä kalusteita toimitettiin myös Yaran muihin toimipisteisiin sekä toisaalle uudelleen käyttöön kierrätyskumppanin kautta, jolloin noin 80% nykyisistä kalusteista pystyttiin edelleen hyödyntämään.

Yksi muutoksen tavoitteista oli, että tilat olisivat riittävän edustavat ollakseen ison yrityksen paikallinen ”pääkonttori”. Näin ollen työkahvila sijoitettiin heti sisäänkäynnin yhteyteen ja kalustus päivitettiin tukemaan paremmin yhteisöllisyytta ja yrityksen identiteettiä. Aulaan sijoitettiin myös uusi lokerikko, joka palvelee yaralaisia ja yrityksen asiakkaita. Henkilökohtaiset säilytysratkaisut poistuivat muutoksen myötä suurimmaksi osaksi käytöstä.

Kohteeseen valittiin vain M1-luokiteltuja materiaaleja. Päästöluokitus M1 on suomalainen luokitus rakennusmateriaaleille, kiintokalusteille ja huonekaluille ja se asettaa raja-arvot orgaanisten haihtuvien yhdisteiden päästöille. Uusien lattiapintojen osalta määritellyt materiaalit ovat lisäksi hiilineutraaleja.

Muutosjohtaminen ja yhteiset pelisäännöt

Agile Work tarjosi asiantuntijuutta ja resursseja myös auttaen viestinnän strategisessa suunnittelussa ja toteutuksessa. Yaralle projekttin tuotettiin muutosjohtamisen tuoksi kattavaa aineistoa sisäistä viestintää varten. Tämä aineisto käsitteli paitsi muutoksen syitä ja tavoitteita, myös konkreettisia ohjeita siitä, miten uusia tiloja tulisi käyttää, sekä tietoa projektin aikataulusta ja eri vaiheista.

Projektissa otettiin käyttöön yhteiset pelisäännöt ja tilakortit, jotka olivat olennainen osa uusien työtilojen käyttöönottoa. Nämä työkalut auttoivat henkilöstöä ymmärtämään, miten uudistetut tilat toimivat – erityisesti siirryttäessä nimetyistä työpisteistä joustavampiin, varattaviin tiloihin. Pelisäännöt selventävät, miten erilaisia tiloja, kuten tiimihuoneita ja Flex-työpisteitä, tulisi käyttää tehokkaasti ja yhteisöllisesti.

Tavoitteet saavutettiin, ja uudistetut tilat on otettu henkilöstön puolesta tyytyväisenä vastaan! Matkalla oli haasteita, kuten muutoshankkeissa aina on, mutta olemme tyytyväisiä lopputulokseen. Ulkoistimme projektinhallinnan Agile Workille, mikä kannatti, mutta samalla projektissa korostui myös sisäisen työryhmän merkitys.

Roland Westerberg, Kaupallinen johtaja, Yara Suomi

Yaran Espoon toimiston uudistus avaimet käteen – periaatteella

Muutoksen kulmakivet

Toimiston käytön analysointi ja muutoksen vaihtoehdot

Avaimet-käteen ratkaisu ja projektinhallinta

Kestävä ja kustannustehokas tilasuunnittelu

Muutosjohtaminen ja yhteiset pelisäännöt

Käyntiosoite

Jutellaanko lisää?

Uutiskirje

Muutoksen kulmakivet

Toimiston käytön analysointi ja muutoksen vaihtoehdot

Avaimet-käteen ratkaisu ja projektinhallinta

Kestävä ja kustannustehokas tilasuunnittelu

Muutosjohtaminen ja yhteiset pelisäännöt

Jenni Bergendahl

Vuokralaiskokemuksen kehittäminen vuokrauksen ja kiinteistökehityksen tueksi

Innovaation ja yhteistyön tila Aalto Design Factoryssa

TD Synnexin toimiston raikas uudistus