Yhteinen visio nopeuttamassa muutosta

Palvelut

Kohti tulevaisuuden työpaikkaa

Kuvittele seuraavanlainen tilanne: maailmanlaajuisen pandemian vuoksi kaikki mahdollinen työ on tehtävä etänä. Valitettavasti tämä skenaario on meille jo liiankin tuttu ja merkittävin työympäristömuutos, jonka yritys voi joutua toteuttamaan ja joka jouduttiin toteuttamaan muutamassa päivässä. Tämä voi kuulostaa mahdottomalta, mutta juuri näin Visma teki, kun koronaviruspandemia alkoi. Vaikka kaikki tämä on kiinnostavaa, on kiinnostavampi kysymys: ”Mitä seuraavaksi?”.

COVID-19-pandemia on muuttanut työskentelytapamme pysyvästi, mikä tulee ottaa huomioon, kun suunnitellaan paluuta työpaikalle ja yrityksen tulevaisuutta. Suunnittelussa tulee huomioida se, millaisia projekteja ja tiloja tarvitaan, miksi toimistolle tullaan ja ketkä sinne tulevat sekä millaiseksi tiimit tulee muokata tulevaisuutta varten.

Paluu toimistolle

Kun vihdoin koitti aika miettiä toimistolle palaamista, jouduttiin pohtimaan, millaiseen työpaikkaan työntekijät haluavat palata. Yksi ratkaistavista kysymyksistä oli se, haluavatko työntekijät todella palata samaan työympäristöön, josta he aikanaan lähtivät, vai olisiko nyt oikea hetki katsoa tulevaisuuteen. Visma päätti olla tulevaisuuden edelläkävijä.

Päätös tietysti herätti paljon kysymyksiä, kuten ”Miten nykyisiä tiloja tulisi muokata?” ”Miten työkulttuuria tuetaan hybridityöskentelymallissa?” ”Mitä työympäristön muuttaminen maksaisi?” ”Miten kaikki kolme Visman alaisuudessa toimivaa yritystä saataisiin tukemaan samaan visiota?”

Muutoksessa on kyse paljon enemmästä kuin vain fyysisistä toimitiloista, siinä on kyse yhteisen vision löytämisestä.

 

Yhteistä visiota fasilitoimassa

Vismasta tekee erityisen se, että sen alaisuudessa toimii kolme erillistä yritystä, joista kullakin on oma johtonsa ja omat ominaisuutensa. Koska muutos vaikutti koko kiinteistöön, kaikkien kolmen yrityksen täytyi luoda yhteinen visio.

Saadaksemme kokonaiskuvan ja käsityksen organisaation kulttuurista ja toiminnasta, työympäristömuutosta koskevasta tulevaisuudenvisiosta ja muutoksen tavoitteista sekä organisaation toimintatavoista järjestimme haastatteluja tärkeimmille sidosryhmille, työpaikkatutkimuksia työntekijöille sekä työpajoja työympäristömuutosta suunnittelevalle ydintiimille.

Kerätty tieto auttoi luomaan selkeän vision Visman tulevaisuuden haasteisiin vastaavasta työympäristöstä.

“Agile Work veti projektia eteenpäin dynaamisesti, mikä mahdollisti koko projektin onnistumisen. Tarjouskilpailu vaiheessa Agile Work esitteli kaikista tarjoajista selkeimmän konseptin, mikä vakuutti meidät. Oli helppo nähdä, miten hanke tulee etenemään."

Mikko Suhonen / Visma

Tulevaisuuden haasteisiin vastaava työympäristö

Projektin tärkeimpiin tuotoksiin kuului yhteinen näkemys ja tulevaisuudenvisio sekä kustannusarvio. Projektin aikataulu oli todella tiukka, mutta pystyimme tarjoamaan Vismalle ketterän toteutuksen, jonka avulla yritys voi nopeasti siirtyä projektin seuraavaan vaiheeseen puitteiden luomisen jälkeen.

Koska suunnitteluvaihe toteutettiin huolellisesti, Visma voi nyt siirtyä toteuttamaan tulevaisuuden haasteisiin vastaavaa työympäristöään yhteisen vision mukaisesti.