Uuden toimiston valinta – näin onnistut

Uuden toimiston valinnassa ei ole kyse vain vain tilamuutoksesta ja muutosta uuteen toimistoon– ne ovat usein käännekohtia. Hetkiä, joissa organisaatiot pysähtyvät miettimään, mikä niiden työn tekemisessä on olennaista ja mitä halutaan tukea myös fyysisessä ympäristössä ja missä tämän tulisi sijaita.

Agile Work on ollut mukana sadoissa työympäristöhankkeissa, ja jokainen niistä opettaa jotain uutta.

Näistä kokemuksista käsin Agile Workin CXO Antti Pitkänen keskusteli NCCn Uku Jaatisen ja Suunnittelutoimisto Amerikan toimitusjohtajan Heidi Liljan kanssa NCC:n Suoraan We Landista -podcastissa: Mitä onnistunut toimistovalinta ja työympäristömuutos oikeasti vaatii?

Viisi oppia onnistuneeseen toimiston valintaan

1. Aloita ajoissa

Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta silti moni havahtuu liian myöhään. Meille tullaan usein tilanteessa, jossa on enää pari kuukautta aikaa tehdä ratkaisuja, joilla on vaikutuksia vuosiksi eteenpäin. Kun tila- ja työympäristöstrategia otetaan mukaan ajoissa, voidaan tehdä parempia ja rohkeampia  valintoja.

2. Älä lähde liikkeelle kalusteista ja neliöistä

Usein ensimmäiset kysymykset liittyvät väreihin, tiloihin tai kalustemalleihin. Ne ovat tärkeitä, mutta vielä tärkeämpää on ymmärtää, millaisia tavoitteita ja tarpeita tilojen tulisi tukea. On parempi puhua strategiasta ennen sohvatyynyistä.

3. Osallistaminen ei ole lisäpalikka, vaan  välttämättömyys

Me kaikki työskentelemme eri tavoin. Tiimit, roolit ja elämäntilanteet vaikuttavat siihen, millaiset tilat tukevat meitä parhaiten. Kun ihmiset pääsevät vaikuttamaan tiloihin ja prosessiin, syntyy aivan erilainen omistajuus ja sitoutuminen.

4. Johtaminen korostuu erityisesti hybridityössä

Moni yritys on tällä hetkellä tilanteessa, jossa tiloja käytetään vajaateholla ja työn tekemisen tavat ovat hajallaan. Toimistomuutos on erinomainen paikka pysähtyä ja kirkastaa yhteisiä pelisääntöjä. Hyvä toimisto ei yksin ratkaise ongelmia, mutta se voi olla vahva työkalu, kun sitä johdetaan.

5. Toimisto on investointi, ei vain kuluerä

Liian usein keskustelu toimistoista menee vain kustannusten kautta. Meidän kokemuksemme mukaan suurimmat hyödyt eivät tule neliösäästöistä vaan paremmasta yhteistyöstä, sitoutumisesta ja tuottavuudesta. Hyvä tila luo arvoa, ei vie sitä.

We Landin podcast-jakso julkaistiin 9.5. Kuuntele jakso Spotifyssä tästä