Mitä toimitila oikeasti maksaa? Näin sijainti ja tilatehokkuus vaikuttavat kokonaiskustannuksiin
Toimitilamarkkinassa pieni ero sijainnissa, kiinteistön laadussa tai tilan tehokkuudessa voi näkyä yllättävän suurena erona, kun verrataan kokonaiskustannuksia. Kaksi samalla alueella sijaitsevaa ja ensi silmäyksellä hyvin samanlaista toimistoa voivat erota vuokratasoltaan huomattavasti, vaikka niiden välillä olisi vain muutaman minuutin ero työmatkassa. Viidessä vuodessa kustannusero voi nousta jopa satoihin tuhansiin euroihin.
Olemme tehneet Agile Workilla useita Muutto vai muutos -hankkeita, joissa selvitämme yhdessä asiakkaidemme kanssa, kannattaako nykyisiä toimitiloja lähteä uudistamaan tai pienentämään vai olisiko muutto täysin uusiin tiloihin parempi ratkaisu.
Viime vuosien aikana olemme kartoittaneet toimitilamarkkinaa laajasti, vertailleet erilaisia vaihtoehtoja ja kiertäneet asiakkaidemme kanssa kymmeniä kiinteistöjä eri puolilla pääkaupunkiseutua.
Näiden vertailujen pohjalta yksi asia nousee toistuvasti esiin: toimitilan hintatasoa ei voi arvioida luotettavasti pelkän sijainnin tai postinumeron perusteella.
Vuokrataso voi vaihdella huomattavasti jo saman alueen sisällä
Toimitilamarkkinasta puhuttaessa alueita käsitellään usein yhtenäisinä markkinoina: puhutaan esimerkiksi Keilaniemen, Kalasataman, Pasilan tai Leppävaaran vuokratasosta aivan kuin kullakin alueella olisi yksi selkeä markkinahinta. Käytännössä vuokrataso voi kuitenkin vaihdella jo saman alueen sisällä helposti 5–10 €/m²/kk.
Pääkaupunkiseudun keskeisillä toimistoalueilla vuokratasot vaihtelevat:
Keilaniemi: 22–36 €/m²/kk
Kalasatama: 19–38 €/m²/kk
Pasila: 19–35 €/m²/kk
Ruoholahti: 19–38 €/m²/kk
Leppävaara: 15–28 €/m²/kk
Pitäjänmäki: 14–20 €/m²/kk
Alueen lisäksi hintaan vaikuttavat myös toimitilan mikrosijainti, saavutettavuus, kiinteistön laatu, palvelut sekä rakennuksen elinvoima ja houkuttelevuus.
Leppävaara havainnollistaa tätä hyvin. Olemme vertailleet ja tutustuneet siellä asiakkaidemme kanssa useisiin vaihtoehtoisiin kiinteistöihin. Kehä I:n eri puolilla sijaitsevien kohteiden vuokratasoissa voi olla huomattavia eroja, vaikka matka-aika juna-asemalta kasvaisi vain muutamalla minuutilla.
Kartalla ero voi näyttää pieneltä, mutta arjen kokemuksessa sillä voi olla suuri merkitys. Työmatkan houkuttelevuus ei synny pelkästään etäisyydestä tai matka-ajasta, vaan myös siitä, millainen matka on. Marraskuisena aamuna suojaisa, valaistu ja elävä kävelyreitti asemalta toimistolle tuntuu hyvin erilaiselta kuin reitti, joka kulkee vilkkaiden teiden, alikulkujen ja pysäköintialueiden kautta.
Mikrosijainti vaikuttaa näin suoraan siihen, kuinka houkuttelevaksi ja saavutettavaksi työpaikka koetaan, ja lopulta myös siihen, millainen kysyntä ja hintataso toimitilalle muodostuu.
Pieneltä näyttävä ero neliövuokrassa voi tarkoittaa satojen tuhansien eurojen kustannuseroa
Vuokraneuvottelussa 5 €/m²/kk ero voi ensi silmäyksellä vaikuttaa pieneltä. Kokonaiskustannuksissa vaikutus on kuitenkin merkittävä:
1 000 m² × 5 €/m²/kk × 60 kuukautta = 300 000 euroa.
Jos edullisemman vaihtoehdon ylläpitokustannukset ovat lisäksi esimerkiksi 2 €/m²/kk pienemmät, kasvaa viiden vuoden kustannusero jo 420 000 euroon.
Kun vuokraero on 10 €/m²/kk, puhutaan 1 000 neliömetrin toimistossa jo 600 000 eurosta viiden vuoden aikana, ennen muita tiloihin liittyviä kustannuksia.
Siksi muutaman euron ero neliövuokrassa ei ole marginaalinen yksityiskohta, vaan sillä voi olla huomattava vaikutus toimitilan kokonaiskustannuksiin.
Edullisin neliövuokra ei suoraan tarkoita edullisinta toimitilaratkaisua
Pelkkä neliövuokran vertailu voi antaa toimitilaratkaisun kustannuksista liian yksinkertaisen kuvan. Jos edullisempi sijainti heikentää saavutettavuutta, vaikeuttaa rekrytointia tai vähentää henkilöstön halukkuutta käyttää toimistoa, matala neliövuokra voi lopulta osoittautua organisaatiolle kalliiksi.
Myös tilatehokkuudella on suuri merkitys. 30 €/m²/kk maksava tehokas toimisto voi tulla organisaatiolle edullisemmaksi kuin 22 €/m²/kk maksava vaihtoehto, jos ensimmäisessä tilaa tarvitaan 800 neliötä ja jälkimmäisessä 1 100.
Siksi toimitilaratkaisua kannattaa tarkastella neliövuokran sijaan laajemmasta näkökulmasta: mikä on toimitilaratkaisun kokonaiskustannus €/henkilö/kk seuraavien viiden vuoden aikana?
Kun asiaa tarkastellaan tällä tasolla, neliövuokra on vain yksi kokonaisuuteen vaikuttava tekijä. Tämän rinnalle tulevat tarvittavien neliöiden määrä, ylläpitokustannukset ja investoinnit sekä sijainti, henkilöstön tarpeet ja tilojen kyky mukautua organisaation tuleviin muutoksiin.
Kannattaako meidän ylipäätään muuttaa?
Toimitilahaku lähtee usein liikkeelle kysymyksellä: Mihin voisimme muuttaa? Usein olennaisempi kysymys kuitenkin on se, kannattaako meidän ylipäätään muuttaa?
Nykyisen toimitilan kehittäminen tai pienentäminen voi olla sekä taloudellisesti että toiminnallisesti paras ratkaisu. Toisessa tilanteessa taas muutto pienempään, tehokkaampaan tai paremmalla paikalla sijaitsevaan tilaan voi tuoda merkittäviä säästöjä ja samalla parantaa työympäristön laatua.
Siksi vaihtoehtoja kannattaa tarkastella rinnakkain ennen kuin tehdään päätös muuttaa. Mitä nykyisen tilan kehittäminen maksaisi? Kuinka paljon tilaa organisaatio todella tarvitsee tulevina vuosina? Entä mitä markkinoilta olisi saatavilla samalla tai pienemmällä kokonaiskustannuksella?
Toimitilasopimus on yritykselle merkittävä pitkäaikainen sitoumus. Jo muutaman euron ero neliövuokrassa voi tarkoittaa sopimuskauden aikana satojen tuhansien eurojen kustannuseroa. Toisaalta pelkkä vuokrasäästö ei tee ratkaisusta hyvää, jos se syntyy saavutettavuuden, tilatehokkuuden tai henkilöstökokemuksen kustannuksella.
Siksi tärkein kysymys ei ole ”Mikä on vuokra €/m²?”. Tämän sijaan pitäisi kysyä ”Mikä vaihtoehto muodostaa meille parhaan kokonaisuuden seuraavien viiden vuoden aikana?”
Muutto vai muutos tekee toimitilavaihtoehdoista aidosti vertailukelpoisia
Tätä vertailua varten olemme kehittäneet Agile Workilla Muutto vai muutos -palvelun.
Selvitämme nykyisen toimitilan kustannukset, käyttöasteen ja kehityspotentiaalin sekä organisaation tulevat tilatarpeet. Samalla kartoitamme markkinoilta esimerkiksi viisi kiinnostavinta vaihtoehtoista toimitilaa ja hankimme niihin vuokratarjoukset.
Näin vaihtoehtoja voidaan vertailla aidosti samoilla perusteilla: mitä maksaisi nykyisen tilan uudistaminen tai pienentäminen ja mitä puolestaan muuttaminen uuteen toimitilaan? Päätös ei silloin perustu pelkkään kohdelistaukseen tai neliövuokraan, vaan dataan, yhteiskehitykseen ja vaihtoehtojen kokonaisvertailuun.
Kiinnostuitko? Ole rohkeasti yhteydessä!
Ollaanko teillä lukitsemassa seuraavaa budjettia, uusimassa vuokrasopimusta tai pohtimassa toimitilojen tulevaisuutta? Varaa aika tiiviiseen sparraukseen ja katsotaan yhdessä, miltä Muutto vai muutos -vertailu näyttäisi juuri teidän luvuillanne.
Kirjoittajasta
Esa Santamäki, Toimitusjohtaja, Agile Work
Esa-Mikko ”Esmi” Santamäki on Agile Workin toimitusjohtaja ja yksi yrityksen perustajista. Hän on työympäristöjen, kiinteistökehityksen ja organisaatioiden muutoksen kokenut asiantuntija, joka on ollut mukana sadoissa kehityshankkeissa. Esmi tarkastelee toimitiloja ennen kaikkea työn, ihmisten ja liiketoiminnan näkökulmasta – ja tunnetaan kyvystään haastaa totuttuja ajattelumalleja, innostaa ihmisiä ja viedä muutokset suunnitelmista käytäntöön.
Kommentit