Toimiva hybridityö tarvitsee yhteisiä pelisääntöjä ja tilaa kohtaamisille
Tampereen ja Jyväskylän yliopistojen SMARTS-tutkimushankkeessa selvitetään, miten hybridityö liittyy työmotivaatioon, hyvinvointiin ja yhteistyöhön. Keväällä 2026 toteutetun kyselyn tulokset nostavat esiin työntekijöiden kuulemisen, yhteydenpidon helppouden ja yhteisten pelisääntöjen merkityksen.
Agile Work Insights -sarjassa nostamme esiin kiinnostavia tutkimuksia, dataa ja ilmiöitä muuttuvasta työelämästä. Pohdimme, mitä havainnot tarkoittavat käytännössä organisaatioille, johtamiselle ja työympäristöjen kehittämiselle.
Työympäristöjä kehittäessämme näemme, kuinka erilaisia tarpeita saman organisaation sisällä voi olla. Yksi tarvitsee rauhaa keskittymiseen, toinen tekee suurimman osan päivästään yhteistyötä muiden kanssa. Myös toimiston merkitys vaihtelee: toiselle se on paikka tavata omaa tiimiä, toiselle mahdollisuus työskennellä eri tavalla kuin kotona.
Siksi toimistopäivien määrä ei mielestämme yksin kerro, miten hyvin hybridityö toimii. Meitä kiinnostaa, mitä ihmiset työpäivänsä aikana tekevät, missä he tarvitsevat toisiaan ja mikä heidän työtään helpottaisi.
SMARTS-kyselyyn vastasi 2 850 henkilöä, joista valtaosa työskenteli julkisella sektorilla, jossa etätyötä tehtiin monta yksityistä organisaatiota enemmän, noin 4 päivää per viikko. Tulokset antavat kiinnostavaa tietoa siitä, miten julkisen sektorin työntekijät kokevat hybridityön käytännöt ja vuorovaikutuksen omassa arjessaan.
Kuva: Smarts- tutkimushanke / Etätyön määrä
Työntekijöiden kokemukset kannattaa ottaa mukaan päätöksentekoon
SMARTS-kyselyssä 76 % vastaajista piti epämieluisana sitä, että etä- ja hybridityön linjauksista päätetään työntekijöitä kuulematta. Myönteisesti suhtauduttiin puolestaan siihen, että johto ja henkilöstö etsivät ratkaisuja yhdessä.
Tämä on tärkeä huomio myös työympäristöjen kehittämisessä. Johto ja työntekijät voivat nähdä tilojen toimivuuden eri tavalla, eikä kumpikaan näkökulma yksin anna koko kuvaa. Organisaatiolla voi esimerkiksi olla tavoite vähentää tiloja, vaikka henkilöstö kokisi, ettei nykyisestäkään toimistosta löydy sopivia paikkoja kaikille työtehtäville.
Kuva: Smarts- tutkimushanke / Käytäntöjen mieluisuus.
Agile Workilla yhdistämme työympäristöhankkeissa tilankäytön mittauksia ja henkilöstön kokemuksia. Mittauksista nähdään, kuinka paljon tiloja käytetään, mutta ne eivät kerro, miksi jokin tila jää tyhjilleen. Onko se väärässä paikassa, sopiiko se huonosti työntekoon vai eikö työntekijä edes tiedä sen olevan käytettävissä?
Siksi haluamme kuulla henkilöstöä jo suunnittelun alussa. Samalla tavoin hybridityön pelisäännöistä kannattaa keskustella niiden ihmisten kanssa, joiden arkeen ne vaikuttavat. Käytäntöjä on myös syytä tarkastella uudelleen, kun työn tekemisen tavat muuttuvat.
Kaikkea yhteistyötä ei voi suunnitella etukäteen
SMARTS-kyselyssä vuorovaikutuksen haasteita koettiin yleisesti melko vähän. Spontaani tiedonvaihto ja työkavereiden välisten suhteiden ylläpitäminen nousivat kuitenkin esiin asioina, jotka voivat olla etänä hankalampia kuin lähityössä. Vastaajista 94 % piti hyvänä sitä, että työkavereihin voi olla helposti yhteydessä myös etänä.
Tunnistamme saman kysymyksen työympäristöjen suunnittelussa: miten luodaan mahdollisuuksia kohtaamisille, joita ei voi merkitä kalenteriin etukäteen? Kaikki yhteistyö ei tapahdu varatuissa neuvotteluhuoneissa. Joskus tärkeä keskustelu syntyy lounaalla tai silloin, kun työkaverilta kysyy nopeasti neuvoa.
Toimistolla pitäisi olla paikkoja myös tällaisille kohtaamisille. Niiden rinnalla tarvitaan tiloja, joissa voi keskittyä rauhassa, sekä kokoustiloja, joissa yhteistyö onnistuu myös etänä osallistuvien kanssa. SMARTS-kyselyssä nousi esiin myös se, että hybridikokouksissa etäosallistujan voi olla vaikeampi päästä mukaan keskusteluun.
Hyvä kokoustekniikka auttaa, mutta se ei yksin riitä. Kokouksissa tarvitaan myös käytäntöjä, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät osallistumaan riippumatta siitä, mistä he ovat mukana.
Avoin keskustelu auttaa myös muutostilanteissa
SMARTS-kyselyssä psykologinen turvallisuus oli yhteydessä muun muassa siihen, kuinka helppoa työkavereihin on ottaa yhteyttä, miten johto keskustelee henkilöstön kanssa ja miten yhteisiä pelisääntöjä käsitellään. Tulokset eivät osoita suoria syy-seuraussuhteita, mutta ne antavat aihetta pohtia oman työyhteisön toimintatapoja.
Työympäristömuutoksissa haluamme kuulla myös sen, mikä nykyisessä arjessa ärsyttää tai hankaloittaa työntekoa. Jos työntekijät eivät esimerkiksi löydä toimistolta rauhallista paikkaa keskittymiseen tai hybridikokouksiin sopivaa tilaa, tieto on tärkeä saada esiin jo suunnittelun alussa. Henkilöstöllä pitää olla mahdollisuus kertoa kokemuksistaan avoimesti, myös silloin, kun näkemykset poikkeavat johdon ajatuksista.
SMARTS-hankkeessa käsitellään myös motivoivaa vuorovaikutusta, jossa korostuvat kuunteleminen, toisen näkökulman ymmärtäminen ja ratkaisujen etsiminen yhdessä. Näitä taitoja tarvitaan myös työympäristömuutoksissa. Kun ihmiset pääsevät kertomaan tarpeistaan ja osallistumaan ratkaisujen suunnitteluun, muutoksen vaikutuksia arkeen voidaan käsitellä yhdessä.
Kuva: Smarts- tutkimushanke / Vuorovaikutus
Toimiva työympäristö tukee työnteon tapoja
SMARTS-tutkimuksen havainnot tukevat meille Agile Workilla tärkeää ajatusta: ennen tilaratkaisuja pitää ymmärtää, miten ihmiset tekevät töitä ja missä tilanteissa he tarvitsevat toisiaan.
Uusi toimisto voi helpottaa kohtaamisia ja tarjota paremmat tilat yhteistyölle. Samalla on tärkeää huolehtia siitä, että yhteistyö sujuu myös silloin, kun kaikki eivät ole samassa paikassa.
Siksi tarkastelemme työympäristöhankkeissa tiloja, työnteon tapoja ja henkilöstön kokemuksia yhdessä. Näin voimme suunnitella ratkaisuja, jotka vastaavat siihen, mitä organisaatiossa oikeasti tarvitaan.
Agile Work on mukana SMARTS-tutkimushankkeessa, jossa Tampereen ja Jyväskylän yliopistot tutkivat toimivaa ja kestävää hybridityötä.
Video: Smarts- tutkimushanke / Mitä on motivoiva vuorovaikutus? Tutustu videoon joka kuvattu toimistollamme Colony Vallilassa.
Tutustu SMARTS-tutkimushankkeeseen Tampereen yliopiston sivuilla.
Mitä tulevaisuuden työelämä tarkoittaa teidän organisaatiollenne?
Haluatko keskustella työelämän muutoksesta, kehittää työympäristöänne tai tehdä kanssamme tutkimusyhteistyötä? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Etsimme jatkuvasti myös uusia kumppaneita tutkimaan ja rakentamaan tulevaisuuden työelämää yhdessä.
Kommentit