Case: Vantaan kaupunki

Vantaan uusi työympäristökonsepti – kohti kestävää ja joustavaa työskentelyä

Yhteistyö [Agile Workin konsulttien kanssa] oli joustavaa ja he pääsivät hyvin sisälle kaupunkiorganisaation erityispiirteisiin. Myös käyttäjätyöpajat saivat kiitosta osallistujilta.

Suunnitteluryhmän jäsen, Vantaan kaupunki

Määritys

  • Palvelumuotoilu
  • Työympäristökehitys
  • Osallistava suunnittelu
  • Konseptointi

Vantaan kaupungin hallinnon työntekijät kootaan tulevaisuudessa Tikkurilan keskustaan uuteen toimitilaan, joka yhdistää aiemmin seitsemässä eri kiinteistössä toimineet yksiköt saman katon alle. Tilojen suunnittelussa keskeistä on ollut hybridityön tukeminen, monikäyttöisten työympäristöjen luominen sekä tila- ja kustannustehokkuus. Kehityksen tavoitteena on luoda joustavat ja toimivat tilat, jotka edistävät yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä eri yksiköiden välillä.

Vantaa on yksi Suomen suurimmista kaupungeista, ja sen hallinto palvelee yli 240 000 asukasta. Agile Workin johdolla toteutettu työympäristökonsepti perustuu käyttäjälähtöiseen suunnitteluun ja tilankäytön tehokkuuteen, jotka tukevat kaupungin tavoitetta saavuttaa hiilineutraalius vuoteen 2030 mennessä.

Tikkurilan toimitilat saman katon alle

Agile Work on ollut mukana kehittämässä Vantaan kaupungille Tikkurilan toimitilahankkeen työympäristökonseptia. Tällä hetkellä Vantaan kaupungin hallinnon työntekijöiden työtilat sijaitsevat 7 eri kiinteistössä Tikkurilan keskustan ytimessä. Tulevaisuudessa yli 1000 työntekijää tulee sijoittumaan samaan kiinteistöön uuteen rakennettavaan kohteeseen tai vuokrakohteeseen.

Uusien toimitilojen päätavoitteena on tukea hybridityön myötä muuttuneita työnteon tapoja ja tarjota tiloja erilaisiin työtehtäviin. Lisäksi työympäristössä huomioidaan nykyistä paremmin tila- ja kustannustehokkuus.

Vantaa_SQ

Käyttäjälähtöinen suunnittelu keskiössä

Työympäristökonseptin tavoitteena on mahdollistaa Vantaan kaupungille asiantuntijatyötä tukevat nykyaikaiset toimitilat, joka ovat viihtyisiä, toimivia sekä tarvittaessa tarpeiden muuttuessa myös muunneltavissa. Konseptissa painotetaan tulevien tilojen monipuolisuutta ja yhteiskäyttöisyyttä. 

Uusien toimitilojen tavoitteena on tukea yhteistyötä yli yksikkörajojen lisäten tuottavaa työntekoa ja organisaation suorituskykyä. Yhteisöllisyyden näkökulmasta uudet toimitilat edistävät myös sosiaalisia kohtaamisia, kun useiden kiinteistöjen sijaan ollaan saman katon alla. Työyhteisön kannalta yhdessäolo luo synergiaa ja lisää työn vaikuttavuutta.

Konseptin työstössä on painotettu erityisesti henkilöstön muuttuneita toimitilojen käyttötapoja ja niiden vaikutusta tilamäärien tarpeeseen. Uusien toimitilojen tarpeita on tutkittu tilojen käyttöastemittauksen, tilahavainnoinnin, työympäristökyselyn sekä työpajojen tuloksien pohjalta. Analyysien perusteella toimistotilojen ja erityisesti työpisteiden määrää nykyisestä pystyttiin merkittävästi vähentämään huomioiden silti mahdolliset huippukäytön piikit. Tilamitoituksessa huomioitiin myös se, että toimitilat ovat osana tilaverkostoa Tikkurilan alueella – toimitilan lisäksi käytössä on esimerkiksi kaupungintalon tilat. 

Työympäristökonseptin tavoitteena on parantaa tilatehokkuutta myös kestävyysnäkökulmasta. Tilakäytöltään tehokas työympäristö vähentää ilmastokuormitusta sekä tuo säästöjä toimitilakustannuksiin. Vantaan kaupunki on asettanut tavoitteekseen olla hiilineutraali vuoteen 2030 mennessä.

Kuva: Sami Lievonen, Vantaan kaupunki

Vantaa_SQ_08

Konkreettisia ratkaisuja uuteen arkeen

Uudet toimitilat tukevat hybridiajan joustavaa tapaa työskennellä toimistolla, kotona tai muissa sijainneissa. Monitilatoimiston ratkaisuissa painotetaan yhteistyön ja vuorovaikutuksen toteutumista sekä mahdollisuutta hybridikokousten pitämiseen vetäytymis- ja etäkokoustiloissa, jotka ovat suunniteltu erityisesti puhelintyötävastaavaan etäkokoustarpeeseen. Konseptissa huomioidaan myös se, että työtehtävät saattavat vaihdella päivän mittaan ja yllättäenkin: Toimisto tarjoaa jatkossa esimerkiksi mahdollisuuden vetäytyä hiljaisempiin tiloihin keskittymistä vaativan työn suorittamiseen, vaikka toimistolle olisi tullut pääasiassa kohtaamaan kollegoja yhteistyön merkeissä.​ Konseptissa on huomioitu tilojen muunneltavuutta ja muokattavuutta mitoittamalla tilat niin, että niiden käyttötarkoitusta voidaan helposti muuttaa esimerkiksi henkilöstön määrän kasvaessa.

Konseptin kulmakivenä toimivat työtilat, jotka jakautuvat sydänalueisiin. Sydänalueilla ei ole kapasiteetinhallinnan vuoksi tarkkoja kotipesärajoja, vaan kaikki tilat on kaikkien käytettävissä. Sydänalueiden välittömässä läheisyydestä löytyy useita erilaisia tilatyyppejä, joista työntekijä voi valita itselleen työtehtävään sopivan tilan. Toimivien tilojen edellytyksenä on toimiva nykyaikainen tekniikkavalmius, pelisäännöt sekä monipaikkaisen työn laadukas johtaminen. 

​Toimiston vetovoimatekijöinä henkilöstölle tehdyn kyselyn mukaan ovat tiimien yhteiset läsnäolopäivät ja yhteistyö tiimin jäsenten kesken. Työympäristön tulee jatkossa vastata yhä enemmän yhdessä tekemisen tarpeeseen, kohtaamisiin ja tiimin yhteistyön mahdollistamiseen. Tilaratkaisuina tämä tarkoittaa enemmän tilaa yhteistyölle ja vähemmän ratkaisuja keskittymistä vaativiin tehtäviin, joita työntekijät tekevät valtaosin etätöissä. ​

Vantaa_SQ_04

Vantaan matka kohti modernia työympäristöä

Työympäristökonseptin taustana Vantaan aiemmin keväällä 2022 keskeytynyt K13-toimitilahanke, jota varten kerättiin runsaasti taustamateriaalia ja kartoitettiin muuttavien yksiköiden tarpeita. Syksyllä 2023 hanke sai jatkoa, kun Agile Work hyppäsi mukaan valmistelemaan työympäristökonseptia, jossa on päivitetty aiemman hankkeen tilatarpeita, tilankäyttötapoja ja tilaohjelman mitoitusta. Työympäristökonseptia yhteiskehitettiin Vantaan kaupungin työntekijöistä koostuneen suunnitteluryhmän kanssa. 

Agile Work suoritti henkilöstölle työympäristökyselyn sekä kiersi havainnoimassa nykyisiä tiloja seitsemässä eri kiinteistössä. Tilankäyttöastemittaukset suoritettiin Vantaan toimesta aiemmin syksyllä ja keväällä 2022-2023 ja niiden mukaan kaikkien tilojen käyttöasteet ovat kohteesta riippuen 20-30%, joka vastaa esimerkiksi Senaatin valtionhallinnon tiloissa tekemiään käyttöastemittauksia (Käyttöastemittaus 2022-2023 – tuloskooste medialle). 

Tilatarve on muuttunut merkittävästi aiemman hankkeen aikaisesta raportoinnista erityisesti etätyön suhteen. Etätyömäärä kuitenkin vaihtelee henkilöstön sisällä sekä henkilökohtaisista syistä että työtehtävien vuoksi, jonka lisäksi osa henkilöstä työskentelee kentällä. Agile Work loi kyselyn pohjalta Vantaan kaupungin työntekijäprofiilit, jotka auttavat hahmottamaan uusien toimitilojen kirjavaa käyttöä ja tilatarpeita.

Tammikuusta 2024 lähtien järjestettiin henkilöstölle Agile Workin fasilitoimat työpajat, jossa käytiin läpi jo työstettyä konseptia erityisesti tilakorttien osalta ja kuultiin kehitysehdotuksia, joiden perusteella konseptia kehitettiin eteenpäin.

Kuva: Sami Lievonen, Vantaan kaupunki

Vantaa_SQ_07

Muutosjohtamisella suuri merkitys muutoksen tukena

Yhteisiin tiloihin siirtyminen jaetuilla työpisteillä on osalle henkilöstöstä muutosmatkana suurempi askel kuin toisille, sillä nykyiset tilat poikkeavat paljonkin toisistaan: osalla henkilöstössä on oma nimetty työhuone, osalla on jo kokemusta monitilatoimistossa työskentelemisestä. Muutosmatkan tukeminen aloitettiin jo henkilöstön työpajoissa, joissa käytiin läpi henkilöstön toiveita ja huolia tulevaan liittyen esimerkiksi työpisteiden yhteiskäyttöisyyden osalta.

“Haluamme kannustaa työntekijöitä tulemaan toimistolle, vaikka etätyö kotona olisikin joillekin yhtä tehokasta. Vaikka nämä henkilöt eivät itse tarvitsisi kollegojen tukea tai sparrausta, heidän läsnäolonsa voi olla korvaamatonta jollekin toiselle.” Riikka Kiljander-Kiiskinen, konserninohjauksen päällikkö, Vantaan kaupunki

 

Lue lisää Vantaan toimitilahankkeesta Vantaan kaupungin sivuilta.

 

Vantaa_SQ_02
Gradient_Anna-Kaisa_1200x1200

Lisää informaatiota

Anna-Kaisa Armenti

Lead Workplace Consultant | Workplace Specialist

+358 504122543 anna-kaisa.armenti@agilework.fi

Sinua saattaisi kiinnostaa myös:

Yleiskatsaus

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä, jotta voisimme tarjota kävijöille mahdollisimman hyvän käyttökokemuksen. Verkkoselaimeen tallentuvat evästeet tunnistavat palaavat kävijät ja heidän kielensä. Lisäksi evästeet antavat meille tärkeää tietoa mm. siitä, mitkä sivut kiinnostavat kävijöitä.

Välttämättömät evästeet

Välttämättömien evästeiden tulisi aina olla käytössä, jotta voimme tallentaa toiveesi kielestä ja evästeiden asetuksista.

Kolmansien osapuolien evästeet

Tämä sivusto käyttää Google Analyticsia kerätäkseen nimetöntä tietoa sivuston käytöstä, kuten kävijöiden määrästä ja suosituimmista sivuista. Pitämällä tämän evästeen käytössä autat meitä parantamaan sivustoa.

Powered by  GDPR Cookie Compliance