Mitä kokonaisvaltainen työympäristön muutos maksaa ja miten sen kustannukset jakautuvat? Esittelemme tässä blogissa työympäristömuutoksen suurimmat kuluerät.
Asiakkaitamme usein kiinnostaa, mikä on työympäristömuutoksen prosessi, mitä investoinnilla saa ja miten eri palveluntuottajien työ ja suoritteiden laatu eroavat toisistaan. Näistä kaikista asioista on hyvä keskustella, mutta kaikkein tärkeintä on määritellä ja ymmärtää, mitä muutoksella tavoitellaan ja mitä hyötyä asiakkaille sekä heidän työntekijöilleen muutoksesta on.
Perinteisesti vasta tarjouskilpailuilla saadaan ensikäsitys hankkeen kustannuksista. Pelkkä hintatietoisuus tai tuntihintojen vertailu ei kuitenkaan työympäristömuutoksessa riitä, jos ei tiedetä miten eri palvelut vaikuttavat toisiinsa. Esimerkiksi sisustusarkkitehdin palkkio voi olla pienin osuus koko tilamuutoshankeessa, mutta saman sisustusarkkitehdin laatima suunnitelma määrittää hankkeen suurimmat investoinnit, kuten pinnat, kalusteet, remontin ja muut hankinnat.
Ei siis ole yhdentekevää, kuka suunnittelee ja miten.
Usein muutosprojektien käynnistyessä talousjohtajalla tai työympäristömuutoksen tilaajalla ei ole tietoa, mitä muutos maksaa ja miten esim. 100€/m2:n ja 1200€/m2:n investoinnit eroavat toisistaan. Olemme keränneet tähän blogiin katsauksen työympäristömuutoksen yleisistä kustannuksista ja niiden vaikutuksia kokonaisuuteen. Tiedot pohjautuvat laajaan kokemuksemme toteuttamistamme erilaisista työympäristömuushankkeista.
Mitä muutos maksaa: Sosiaalisen, virtuaalisen ja fyysisen muutoksen kustannukset
Työympäristömuutos vaikuttaa niin fyysiseen, virtuaaliseen kuin sosiaaliseen työympäristöömme. Näihin osa-alueisiin liittyvät kustannukset ovat keskenään suhteellisen erilaisia ja niiden välistä kustannusvertailua harvemmin tehdään. Työympäristömuutosta on tärkeää tarkastella kokonaisuutena ja investoida sinne missä on suurin tarve.
Jatkuvana kulueränä fyysinen työympäristö on usein yrityksen toiseksi kallein kuluerä heti henkilöstökulujen jälkeen.
Myös työympäristömuutoksen yhteydessä suurin investointi tehdään usein juuri fyysiseen ympäristöön.
Toisaalta investoinnit virtuaaliseen työympäristöön, kuten ICT-päivitykset, voivat olla jopa suurempia kuin tilamuutos, mutta nämä kulut hajautetaan useasti monelle vuodelle.
Sosiaalisen työympäristön kuluista, kuten koulutukset ja työpajat tilan käyttöönottoon liittyen, harvemmin puhutaan työympäristömuutoksen yhteydessä. Näitä toimenpiteitä tehdään usein sisäisin resurssein ja niiden kesto on pidempi kuin pelkkä tilan remontti tai yrityksen ohjelmisto- ja teknologiapäivitykset.
Työympäristömuutoksen laajuus ja hankinta vaikuttavat kustannuksiin
Työympäristömuutoksen kokonaisinvestointiin vaikuttaa projektin laajuuden lisäksi se, miten palveluita ostetaan: Ostetaanko vaiheittain, hajautetusti eri toimijoilta tai avaimet käteen -periaatteella?
Muutoksen koordinointi ja kokonaisvaltainen suunnittelu keskitetysti yhden luotetun asiantuntijakumppanin kanssa voi osoittautua kannattavaksi päätökseksi säästäen kaikkien aikaa, vaivaa ja rahaa. Kustannushajontaa on myös hankintamenettelyissä: Kilpailutetaanko vai ostetaanko puitesopimuksen kautta? Monien kalusteiden ja tarvikkeiden projekti- tai puitesopimushinnat voivat olla jopa 50% edullisempia kuin listahinnat.
Urakointien hinnat vaihtelevat tekijästä, ajankohdasta ja kysynnästä riippuen – pyydä siis tarjous aina ajoissa ja eriteltynä. Työympäristöissä käytetään paljon perusmateriaaleja (esim. matot, lasiseinät, alakatot) ja kustannusarvion tekeminen materiaalien osalta on suhteellisen helppoa. Urakoinnin ja työn kustannuksia on taas vaikeampi arvioida. Urakoitsijat saavat usein merkittävää lisätuloa lisätöillä ja suunnitelmamuutoksilla. Onkin tärkeää suunnitella projektit hyvin alusta alkaen ja pitää kirjaa tilatuista muutostöistä projektin aikana.
Erilaisia asiantuntija-, konsultointi- ja suunnittelupalveluita voi saada ilmaiseksi osana muuta ostettavaa palvelua tai hankintaa (esim. kalusteet). Muissa tapauksissa asiantuntijapalveluista veloitetaan 50€-500€/h. Kiinteän hinnan antaminen asiantuntijapalveluiden osuudelle on haastavaa, varsinkin jos projektin laajuus ja sisältö eivät ole vielä tiedossa projektin alkaessa. Alalla onkin käytössä %-palkkio kokonaishinnasta, esim. arkkitehdit ja projektipäälliköt lohkaisevat 4-15%:n palkkion projektin kokonaiskuluista riippuen toimittamastaan palvelusta.
Työympäristömuutosprojektien kustannuksissa suurta hajontaa
Työympäristömuutoksien kokonaiskulut vaihtelevat suuresti, esimerkiksi 700 m2:n tilan muutoksen kokonaiskulu voi olla 150€/m2 tai 1000€/m2. Molemmissa tapauksissa tila uudistetaan ja kalustetaan uudelleen, mutta kiinteistöön ei tehdä ulkoisesti mitään isoa. Mistä näin suuri ero voi syntyä?
Kustannusten suurin ero syntyy kalustemäärityksistä, talotekniikkapäivityksistä, ICT-hankinnoista sekä oikeasta mitoituksesta ja DIY-mentaliteetista, eli kuinka paljon tehdään itse ja kuinka paljon ulkoistetaan.
Esimerkkinä työympäristömuutoksen suhteellisen modernista avokonttorista kohti monitilatoimistoa saa tehtyä n. 400€/m2 sisältäen tarvemäärityksen, suunnittelun, hankinnat ja toteutuksen. Tässä hinta-arviossa ICT- ja henkilöstökoulutukset ovat jätetty vähemmälle. Kokonaismuutoksen hintaa voi nostaa mm. valaistuksen uusiminen, talotekniikan päivittäminen ja parempiin kalusteisiin ja materiaaleihin investoiminen.
Hyvä työympäristökonsultti voi tuoda kolmanneksen säästöt kiteyttämällä oikeita tarpeita ja karsimalla turhia oletuksia niin asiakkaalta, urakoitsijalta kuin kalustetoimittajalta.
Projektin alussa olisikin suositeltavaa panostaa tarvemääritykseen ja henkilöstöä osallistavaan prosessiin, jotta pystytään tunnistamaan työympäristömuutoksen todelliset tarpeet ja mitoittamaan investointi oikeisiin kohteisiin.
Helpottaaksemme työympäristömuutoksen aloitusta ja budjetointia, laadimme räätälöidyn selvityksen asiakkaan työympäristön nykytilasta, arvion muutoksen kustannuksista sekä selkeät suositukset etenemiseen.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää!
Tutustu referensseihimme tästä.
