Työympäristömuutoksia suunniteltaessa kaksi termiä nousee usein esiin: nykytila-analyysi ja tarveselvitys. Vaikka ne molemmat liittyvät muutoksen valmisteluun, niiden tarkoitukset ja sisältö ovat erilaiset. Mutta mitä eroa niillä tarkalleen ottaen on ja miksi ne molemmat ovat tarpeellisia onnistuneen työympäristökehityksen kannalta?
Nykytila-analyysi – Missä olemme nyt?
Nykytila-analyysi on ensimmäinen askel työympäristömuutoksen suunnittelussa. Sen tarkoituksena on kartoittaa tämänhetkinen tilanne eli se, miten työtiloja käytetään, mitkä ovat käyttäjien kokemukset ja mitä haasteita tai vahvuuksia nykyisessä työympäristössä on.
Agile Workin nykytila-analyysi perustuu palvelumuotoilun menetelmiin, kuten käyttäjähaastatteluihin, kyselyihin, havainnointiin ja analytiikkaan. Tavoitteena on syvällinen ymmärrys siitä, mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä kaipaavat kehitystä. Analyysi voi sisältää esimerkiksi:
- Tilojen käyttöasteen ja toiminnallisuuden arvioinnin.
- Työtapojen muutoksen analyysin – miten organisaatio tekee töitä ja miten tilaratkaisut tukevat sitä.
- Käyttäjäkokemuksen syväluotaavan tarkastelun.
Nykytila-analyysi antaa faktapohjan muutokselle ja auttaa tunnistamaan todelliset kehitystarpeet.
Tarveselvitys – Minne olemme menossa?
Tarveselvitys puolestaan suuntaa katseen tulevaisuuteen. Sen tavoitteena on määritellä, millaisia uusia tarpeita organisaatiolla on ja miten työympäristöä tulisi kehittää vastaamaan niitä.
Agile Workin tarveselvityksessä yhdistetään strateginen suunnittelu ja käyttäjänäkökulma, jotta lopputulos tukee sekä liiketoiminnan tavoitteita että henkilöstön hyvinvointia.
Tarveselvityksessä huomioidaan esimerkiksi:
- Tulevaisuuden työskentelytavat ja organisaation kehityssuunnat.
- Teknologian rooli modernissa työympäristössä – miten digitaaliset ratkaisut tukevat fyysistä tilaa.
- Työtilojen skaalautuvuus ja joustavuus – miten tilat mukautuvat organisaation muutoksiin.
Tarveselvitys perustuu nykytila-analyysin havaintoihin, mutta se ei ole pelkkä analyysin jatko. Se tuo mukaan strategista suunnittelua ja yhteistä visiota siitä, millainen työympäristö tukee organisaation tavoitteita pitkällä aikavälillä.
Miksi molemmat tarvitaan?
Nykytila-analyysi ja tarveselvitys kulkevat käsi kädessä, mutta niiden sekoittaminen voi johtaa vajavaiseen suunnitteluun. Ilman nykytila-analyysiä ei tiedetä, mistä lähdetään liikkeelle. Toisaalta ilman tarveselvitystä ei tiedetä, mihin suuntaan kehitystä tulisi viedä.
Kun halutaan rakentaa toimiva ja kestävä työympäristö, molemmat vaiheet ovat välttämättömiä. Nykytila-analyysi antaa realistisen kuvan tämänhetkisestä tilanteesta, kun taas tarveselvitys varmistaa, että tulevaisuuden ratkaisut perustuvat todellisiin tarpeisiin eivätkä keksittyihin oletuksiin.
Agile Work tukee organisaatiotasi muutoksessa
Agile Work yhdistää asiantuntijuuden, palvelumuotoilun ja muutosjohtamisen varmistaakseen, että työympäristökehitys pohjautuu sekä strategiaan että käyttäjien todellisiin tarpeisiin. Me autamme organisaatioita muotoilemaan työympäristöjä, jotka tukevat työtä tehokkaasti ja inspiroivasti.
Jos teille on ajankohtaista tarttua toimeen ja tarvitsette apua, ota yhteyttä niin jutellaan lisää!
Tutustu toteuttamiimme hankkeeisiin:
