Pandemia aiheutti merkittävän muutoksen työskentelytavoissamme ja johti uuteen hybridityömalliin, jossa työntekijät työskentelevät sekä toimistosta käsin että etänä. Tämä työympäristössä tapahtunut muutos on saanut monet yritykset pohtimaan moniakin onko niiden tarpeen muuttaa uusiin tiloihin vai kunnostaa nykyiset työtilaansa vastaamaan paremmin työntekijöiden tarpeita.
Työympäristömuutoksessa on syytä pitää mielessä, on se, että ei ole olemassa yhtä ratkaisua joka sopisi kaikille. Jokaisella organisaatiolla on omat erityiset tarpeensa, joten työympäristöä sekä työtiloja koskevat ratkaisut on räätälöitävä vastaamaan näitä vaatimuksia.
Nykytila-analyysi: missä mennään?
Ensimmäinen askel sen määrittämiseksi, miltä organisaatiosi työympäristön muutoksen pitäisi näyttää, on kartoittaa työympäristön nykytila sekä tarpeet. Yleensä tämä tehdään nykytila-analyysin avulla. Analyysi sisältää yleensä seuraavat asiat:
- työntekijäkysely, jolla kartoitetaan työntekijöiden toiveet ja tarpeet.
- yleinen arvio työntekijöiden määrästä ja heidän työnsä luonteesta
- nykyisen toimiston kooko ja sijainti sekä pohjapiirros ja tekniset tiedot
- havainnointikierros nykyisissä tiloissa, jonka avulla kerätään tietoa miten nkyisiä tiloja käytetään
- arvio tarvittavista välineistä ja resursseista, joita työntekijät tarvitsevat toimistossa ja etätyöskentelyssä
Tulokset: mikä on paras vaihtoehto?
Jos arvioinnissa käy ilmi, että nykyiset toimistotilat voivat palvella organisaatiota tietyin muutoksin, työtilan kunnostaminen voi olla paras vaihtoehto. Olemassa olevan toimistotilan kunnostaminen voi olla kustannustehokkaampaa kuin uuteen tilaan muuttaminen. Ja mikäli nykyinen kiinteistö ja sen sijainti ovat henkilöstölle mieluisia, niin uudistamalla nykyiset tilat voivat nämä saada täysin uuden elämän.
Toisaalta, mikäli analyysi osoittaa, että nykyinen toimistotila ei pysty palvelemaan organisaation muuttuneita tarpeita, on aika harkita muuttoa uusiin, sopivampiin tiloihin. Uudet tilat voidaan räätälöidä organisaation erityistarpeiden mukaan, ja se on myös mahdollisuus luoda nykyaikaisempi ja innovatiivisempi työympäristö, joka voi houkutella uusia työntekijöitä sekä asiakkaita. Uusiin tiloihin muuttaminen tarjoaa myös uuden alun ja voi auttaa organisaatiota pääsemään eroon nykyiseen sijaintiin liittyvistä kielteisistä käsityksistä.
Apua ison päätöksen tueksi
Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että työtilan muuttaminen on iso päätös, joka vaatii huolellista harkintaa. Mikään ratkaisu ei sovi kaikille, ja kunkin organisaation on arvioitava omat tarpeensa määrittääkseen, onko nykyisen toimistotilan kunnostaminen vai uusiin tioihin muuttaminen paras vaihtoehto. Organisaation työympäristötarpeiden kartoittaminen on ensimmäinen askel kohti tietoon perustuvaa päätöksentekoa, joka tukee organisaation päämääriä ja tavoitteita.
Me Agile Workilla olemme erikoistuneet työympäristömuutoksen fasilitoimiseen ja läpiviemiseen. Ota meihin yhteyttä, niin aloitetaan!
Lisää luettavaa? Tutustu blogi-kirjoituksiimme aiheesta👇
Mitä maksaa työympäriston muutoshanke?
Miten suunnitellaan toimiva hybriditoimisto?
