Case: TEK

TEKin joustava ja moderni toimisto syntyi pilotoimalla

"Agile Work nappasi hyvin kiinni hakemastamme ja lopputuloksena on kokonaisuus, joka näyttää ja tuntuu TEK:ltä.”

Kati Johansson

Palvelut

Määritys

Suunnittelu

Toteutus

TEKin työympäristöhankkeen tavoitteena oli luoda työympäristö, joka vahvistaa vuorovaikutusta sekä parantaa vierailija- ja asiakaskokemusta. Työympäristömuutos oli myös osa laajempaa TEK -brändiuudistusta. Ensimmäinen askel tässä projektissa oli pilottitila, jonka perusteella toteutettiin laajempi työympäristömuutos. Lopputuloksena on klassinen ja ajaton kokonaisuus TEKin henkilöstö- ja vierailijakokemuksen tukemiseksi, ja uuden brändin vahvistamiseksi.

Tekniikan akateemiset TEK on diplomi-insinöörien, arkkitehtien ja vastaavan tekniikan tai luonnontieteen yliopistokoulutuksen saaneiden etu- ja palvelujärjestö. Noin 80 000 jäsenellään TEK on yksi Akavan ja Suomen suurimmista ammattijärjestöistä.

Tilat vastaamaan toimintaa

Kuinka kehitetään asiakaskokemusta ja palveluita vastaamaan entistä paremmin jäsenten tarpeisiin? TEK tarttui tähän haasteeseen ja lähti uudistamaan työympäristöään ja -kulttuuriaan. TEK on kehittänyt ja modernisoinut palveluitaan viime vuosina ja tämän haluttiin näkyvän myös tiloissa. Jäsenet ensin -ajattelu ohjaa TEKin toimintaa, minkä tulisi näkyä myös tilaratkaisuissa.

Tärkeänä tavoitteena oli parantaa vierailija- ja asiakaskokemusta. Lisäksi pyrittiin luomaan joustava ja moderni toimisto – työympäristö, joka vahvistaa vuorovaikutusta ja parantaa työntekijäkokemusta sekä työhyvinvointia.

Esmi walking

Ajatonta suunnittelua ja tilaa kohtaamiselle

Suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota materiaalivalintoihin, joiden piti olla korkealaatuista, kestäviä ja ajattomia. Työympäristön on palveltava sekä TEK:n jäseniä että työntekijöitä, ilman kompromisseja. Jaetut tilat ja tiimien omat kotipesät muodostavat saumattoman kokonaisuuden, joka kutsuu kohtaamaan  ja tekemään yhteistyötä.

Edellinen pilotti antoi arvokasta palautetta tilojen toimivuudesta ja suunnittelusta, ja näin henkilökuntaa osallistettiin muutokseen konreettisesti myös alkuperäisen määrittelyvaiheen jälkeen. Alusta alkaen tavoitteena oli mahdollistaa tulevan työympäristön kokeminen mahdollisimman konreettisesti, ja virtuaalitodellisuutta hyödyntäen tilat voitiin kokea jo ennen niiden valmistumista. 

Pilotista aina lopulliseen työympäristöön — uudet tilat palvelevat kaikkia sidosryhmiä muodostaen muuntojoustavan ja modernin kokonaisuuden.

TEK Office by George on April 15, 2021 at 115729

LVI-saneeraus muutostarpeen kiihdyttäjänä

Ajatus muutoksesta oli jo hautunut edellisissä tiloissa. Aikaisemmin oli tehty pieniä kokeiluja ja pilotointia, mutta suurempaa muutosta vauhditti kiinteistössä tehty LVI-saneerauspäätös.

Aluksi oli tarpeen validoida todellinen tilantarve: pysytäänkö omissa huoneissa, siirrytäänkö monitilatoimistoon, yhdistetäänkö näitä kahta mallia ja kuinka paljon avointa tilaa tultaisiin tarvitsemaan erilaisille tapahtumille?

Tavoitteena oli optimoida tilan käyttöä ja tiivistää toiminta kahdesta kerroksesta yhteen. Päätettiin toteuttaa pilottitila, jossa päästiin testaamaan tiloja, kalusteita, toteutustapoja, uusia työskentelytapoja ja työkulttuuria käytännössä. Pilottitila toimi myös osittain väistötilana remontin ja LVI-saneerauksen edetessä.

TEK pilotti_07

Osallistamalla todellinen ymmärrys

Koska muutosta toteutettiin asiantuntijaorganisaatiossa, oli onnistumisen kannalta oleellista osallistaa ihmisiä muutokseen ja luoda todellinen ymmärrys käyttäjien tarpeista ja toiveista. Miten asiakkaat ja jäsenet kokivat TEKin tiloihin saapumisen? Millaisia haasteita oli nykyisissä tiloissa?

Agile Work järjesti määritysvaiheessa kahdeksan syvähaastattelua, jotta saatiin kokonaisvaltainen käsitys nykyisistä työskentelytavoista, haasteista, toiveista ja tarpeista. Lisäksi fasilitoitiin työntekijäkokemus työpaja, Design Sprint -työpaja kokonaisuus koko henkilöstölle sekä pelisääntötyöpaja pilottitilan henkilöstölle. Agile Work teki myös projektin aikana nykyisen työtilan arviointia ja observointia sekä järjesti infotilaisuuksia henkilöstölle.

TEK pilotti_02

”Agile Work tarttui haasteeseen ja loi etsimämme työympäristön ilman kompromisseja. Määrittelystä aina suunnitteluun ja toteutukseen, taso oli korkea ja lopputulos oli sen mukainen. ”

Kati Johansson / TEK

Sinua saattaisi kiinnostaa myös: