Uusi työympäristö
konsepti kahdessa kuukaudessa

Projekti alkoi  määrällisellä ja laadullisella selvityksellä, osallistaen henkilöstöä ja johtoa määrittämään uutta työympäristöä. Tähän sisältyi koko henkilöstölle toteutettu työympäristökysely, nykyisen työympäristön observointi, eri työroolien edustajien ja esimiesten haastattelut ja johdon työpaja.

Määritysvaiheessa ei otettu kantaa pelkästään fyysiseen työympäristöön, vaan selvitettiin myös työntekijöiden kokemuksia ja ajatuksia organisaation kulttuurista, työskentelystä, digitaalisesta työympäristöstä, etätyöskentelystä ja uuden työympäristön kehittämisestä. Yhteistyöprojekti toteutettiin kokonaisuudessaan, observointivierailua lukuun ottamatta, etänä hyödyntäen käytössämme olevaa digitaalista työskentelyalustaa.

Kerätty aineisto analysoitiin ja esitettiin johdon työpajassa, jossa yhteiskehitettiin uutta työympäristökonseptia ja määritettiin muutoksen tavoitteet ja kriteerit uudelle työympäristölle. Sisustusarkkitehti ja työympäristökonsultti laativat tämän pohjalta tilakonseptin  ja tilaohjelman suosituksineen, mikä toimi lähtökohtana Polyconin uuden tilan etsinnässä ja varsinaiseen tilasuunnitteluun. Päätöksen tueksi teimme alustavan kustannusarvion muutoksesta.

”Agile Workin mukanaolo lisäsi henkilöstömme luottamusta siihen, että tilasuunnitelmassa tulee huomioitua laaja-alaisesti eri näkökulmat ja henkilöstön moninaiset tilaan kohdistuvat tarpeet ja toiveet” kertoo Polyconin toimitusjohtaja Niina Uolamo-Paakkonen.

Polyconin työympäristö ei houkutellut työskentelemään yhdessä tai tukenut kohtaamisia työpäivän aikana, tiimien ja toimintojen välisellä yhteistyölle ei ollut sopivia tiloja. Henkilöstö ei kokenut työympäristöä moderniksi, viihtyisäksi eikä yhtenäiseksi.

Työympäristön pääasiallisiksi kehityskohteiksi todettiin yhteistyön lisääminen niin tiimien sisällä kuin niiden välillä, yhteisöllisyyden lisääminen työarkeen, fyysisen työympäristön monipuolistaminen ja joustavuuden jatkuminen työskentelyssä myös koronapandemian jälkeen. Tämä perusteella työympäristömuutoksen tavoitteiksi määritettiin hyvä työntekijäkokemus, tilankäytön optimointi ja organisaatiokulttuurin vahvistaminen. 

Omista huoneista päätettiin luopua ja siirtyä monitilatoimistoon, jossa huomioitaisiin erilaiset työskentely tarpeet ja joka tukisi muuntojoustavuudeltaan tulevaa kasvua. Henkiöstöltä tuli myös toive työntekemisen joustavuuteen ja tämä huomioidaan muuttamalla Polyconin etätyölinjauksia.

Koska nykyinen toimitila ei mahdollistanut halutun muutoksen toteuttamista, Polycon aloitti sopivan toimitilan etsimisen luotujen työymnpäristökriteereiden pohjalta apunaan heille laadittu tilaohjelma. Uuden yöympäristön suunnittelu on helpompaa valmiin työympäristökonseptin ja alustavan budjetin kanssa