Elon uusi hybridi työympäristökonsepti

Työeläkeyhtiö Elo on moderni, ketterä ja innostava työnantaja, joka kannustaa työntekijöitään itseohjautuvuuteen, yhdessä tekemiseen, innovointiin ja tuloksellisuuteen. Elon pääkonttorin tilat kaipasivat uudistamista vastaamaan Elon työnantajakuvaa – ketteryyttä ja innostavuutta. Elolle luotiin juuri ennen pandemiaa uusi työympäristökonsepti, joka koski koko päärakennusta, 500 henkilöä ja kaikkia tiimejä. Agile Work oli mukana projektinjohtajana alun määrityksestä suunnitteluun, tilojen toteutukseen ja valmiiden tilojen kehitykseen toteuttaen näin kokonaisvaltaisen työympäristömuutoksen osallistamisesta valmiisiin tiloihin.

Tilamuutos vastaamaan työnantajakuvaa

Elon pääkonttoriin Tapiolan Revontulentiellä oli tehty käyttöastemittaus, jonka mukaan tilat olivat vajaakäytöllä. Työtä tehtiin pääasiassa työpisteellä, erityisesti vaativaa asiantuntijatyötä. Tilojen akustiikka ja toiminnallisuus eivät kuitenkaan tukeneet tätä työtä parhaalla mahdollisella tavalla. Tilat eivät palvelleet erilaisia työtehtäviä tai keskittymistä vaativaa työtä ja tiloista puuttui riittävä määrä vetäytymistiloja. Tilat kaipasivat monipuolisuutta ja joustavuutta, eivätkä tilat tukeneet toivotulla tavalla kohtaamisia ja yhteistyötä yli tiimirajojen.

ELO_Lounge_close-up_smaller

Tavoitteena monimuotoiset ja joustavat työtilat

Elon johto halusi tarjota kaikille monipuolisen ja joustavan työympäristön vastaamaan työnantajakuvaa ja tukemaan liiketoiminnan tavoitteita, toiminnan kehittämistä ja tuloksellisuutta, uuden oppimista ja työskentelyä parhaalla mahdollisella tavalla eri tilanteissa. 

Elo toivoi modernimpia työtiloja, jotka tukevat strategiaa ja arvoja, yhteistyötä ja tiedonkulkua yli tiimirajojen, joustavampia tiloja, parempaa akustiikkaa ja työrauhaa sekä enemmän erikokoisia ja monipuolisempia neuvottelutiloja.

Hankkeen tavoitteena oli löytää kustannussäästöjä, parantaa yhteistyötä ja vähentää siiloutumista, päivittää tilat vastaamaan työntekijöiden muuttuneita tarpeita ja auttaa henkilöstöä muutoksen tuottamissa haasteissa.

ELO for Agile by George on June 01, 2022 at 100536

Elossa aloitettiin syksyllä 2019 projekti tilankäytön tehostamisesta ja työskentelytapojen periaatteiden määrittelystä. Kyseessä oli kokonaisvaltainen työympäristömuutos, joka ei rajautunut ainoastaan tiloihin, vaan tavoitteena oli askel askeleelta muuttaa myös tapaamme tehdä töitä.

Halusimme luoda elolaisille nykyaikaiset, monimuotoisen työskentelyn mahdollistavat työtilat.

Onnistuimme tavoitteessamme yhdessä Agile Workin kanssa. Uudet modernit työtilat tukevat hybridityöskentelyä ja mahdollistavat kohtaamisia inspiroivassa ympäristössä. Jos ja kun uusia tarpeita tulee, muunneltavat tilat mahdollistavat joustavasti muutokset. Uusien työskentelytapojen omaksuminen on loppumaton tie, mutta uudistunut työympäristö tukee meitä siinäkin, kertoo työympäristömuutokseen osallistunut henkilöstöpäällikkö Marketta Ekholm.

Henkilöstöä kuunnellen

Tavoitteena oli monimuotoiset, muunneltavat, monipaikkaiset ja liikkuvalle työlle sopivat työtilat – henkilöstöä kuunnellen. Työympäristöhankkeita oli Elossa aiemmin johdettu ylhäältä alas ja tässä hankkeessa Agile Workin kanssa haluttiin edetä alhaalta ylös osallistaen tilojen käyttäjiä, henkilöstöä.

Hanke aloitettiin keräämällä työntekijäymmärrystä haastatteluista ja henkilöstökyselystä, jonka jälkeen tätä ymmärrystä syvennettiin dialogissa asiakkaan kanssa henkilöstötyöpajoissa.

Työntekijäymmärryksen mukaisesti johdon visiotyöpajassa luotiin linjaukset ja päätökset kerätyn aineiston pohjalta. Projektia vietiin eteenpäin vahvasti digitaalisesti käyttäen sähköisiä yhteistyöalustoja, joiden avulla asiakkaan kanssa kommunikointi oli vaivatonta ja asiakas pääsi helposti tarvittaviin dokumentteihin ja pystyi niitä kommentoimaan.

ELO_pods_walking_smaller

Eri työntekijäprofiileille erilaisia työskentelytiloja

Elo valitsi itselleen osallistavan prosessin avulla ketterän monitilatoimistokonseptin, joka vastaa erilaisten työntekijäprofiilien tarpeisiin luoden kullekin profiilille työntekoon parhaiten soveltuvan tilan.

Esimerkiksi puhelimessa tapahtuva asiakaspalvelutyö asetti hankkeessa haastavia vaatimuksia, sillä henkilöstön tuli voida kommunikoida keskenään, mutta samaan aikaan puhelinkeskustelut eivät saaneet häiritä ympärillä istuvia. Heille suunniteltiin tarpeita vastaavat tilat, samoin kuin työntekijöille, jotka työnsä vuoksi tarvitsivat erityisen tietoturvallisen tilan.

Konseptissa on vaihtelevuutta ja joustavuutta ja erityisesti tilatehokkuutta. Muutoksen myötä Elo pystyi luopumaan kokonaan yhdestä kerroksesta saaden näin myös merkittävää säästöä tilakustannuksissa. Työympäristökonsepti sisälsi työympäristöjen mitoituksen, vyöhykkeet, tärkeimmät toiminnot, budjettitavoitteen ja suunnittelun ohjeistuksen.

ELO for Agile by George on June 01, 2022 at 095502

Konseptia testatiin pilottitilan avulla

Määritysvaiheen jälkeen Elolle toteutettiin ensin pilottitila, joka oli kaikille työntekijöille avoin työskentelyalue neuvottelutiloineen. Tilat olivat aiemmin toimineet johdon tiloina ja niiden avaaminen koko henkilöstölle sai runsaasti kiitosta.

Pilottitilasta kerättiin palautetta ja havaintoja, joita käytettiin konseptin hiomiseen ja muiden tilojen suunnitteluun. Toteutus tehtiin vaiheittain ja Agile Work toimi rakennuttamiskonsulttina ja kokonaissuunnitteluvastaavana suunnitteli kaikki vaadittavat muutosdokumentit.

Uudistetut työtilat vastaavat nyt paremmin työntekijöiden tarpeisiin, akustiikkaa on saatu parannettua ja tekniikka päivitettyä vastaamaan tämän päivän tarpeita. Työtiloissa on riittävää väljyyttä ja ilmavuutta ja tilat ovat myös erittäin muuntojoustavat. Tilat eivät ole siis koskaan valmiit, vaan ne muuntuvat työntekijöiden muuttuvien tarpeiden mukaan.

ELO_meeting_room_with_view_smaller – Edited

Muutoksen työstöä yhdessä henkilöstön kanssa

Muutos oli Elossa odotettu, mutta samaan aikaan osa henkilöstöä vierasti sitä. Erityisesti työpisteiden jakaminen koettiin haastavaksi ajatukseksi.

Asiaa työstettiin yhdessä Elon HR:n, tilapalveluiden ja henkilöstön kanssa, jonka myötä jännitys ja huoli lievenivät ja joustavan ja ketterän työympäristön edut otettiin positiivisesti vastaan. Etätöihin siirtymisen myötä nimettyjä työpisteitä ei enää jääty kaipaamaan, niiden sijaan tiloissa on tiimeille nimetyt kotipesät, joka luovat yhteenkuuluvuutta tiimissä.

ELO_lockers_smaller

Agile Work muutoksen tukena

Muutosjohtamisen tukemiseksi esihenkilöiden kanssa pidettiin työpajoja sijoittumisesta sekä tiimien erityistarpeista. Elolta hankkeessa oli mukana muutostiimi, jossa oli edustaja jokaisesta yksiköstä. Muutostiimin kanssa käytiin muutaman kuukauden välein suunnitelmia tarkemmin läpi.

Uudessa työympäristökonseptissa luovuttiin kunkin siiven omasta taukotilasta ja siirryttiin yhteiseen kerroskahvilaan, joka aluksi aiheutti huolta elolaisissa, mutta toteutumisen jälkeen on lisännyt yhteisöllisyyttä. Suunnittelua tehtiin vahvassa ja tiiviissä yhteistyössä Elon tilapalveluiden kanssa.

Muutosjohtamisen kannalta projektin läpivieminen oli onnistunutta, koska henkilöstö pääsi mukaan osallistumaan ratkaisuihin alusta alkaen, pääsi testaamaan pilottitiloissa tulevaa tilaratkaisua ja muutoksille annettiin riittävästi aikaa.

ELO_kitchen_smaller