Elon uusi hybridi työympäristökonsepti

Elon pääkonttoriin Tapiolan Revontulentiellä oli tehty käyttöastemittaus, jonka mukaan tilat olivat vajaakäytöllä. Työtä tehtiin pääasiassa työpisteellä, erityisesti vaativaa asiantuntijatyötä. Tilojen akustiikka ja toiminnallisuus eivät kuitenkaan tukeneet tätä työtä parhaalla mahdollisella tavalla. Tilat eivät palvelleet erilaisia työtehtäviä tai keskittymistä vaativaa työtä ja tiloista puuttui riittävä määrä vetäytymistiloja. Tilat kaipasivat monipuolisuutta ja joustavuutta, eivätkä tilat tukeneet toivotulla tavalla kohtaamisia ja yhteistyötä yli tiimirajojen.

Tavoitteena oli monimuotoiset, muunneltavat, monipaikkaiset ja liikkuvalle työlle sopivat työtilat – henkilöstöä kuunnellen. Työympäristöhankkeita oli Elossa aiemmin johdettu ylhäältä alas ja tässä hankkeessa Agile Workin kanssa haluttiin edetä alhaalta ylös osallistaen tilojen käyttäjiä, henkilöstöä.

Hanke aloitettiin keräämällä työntekijäymmärrystä haastatteluista ja henkilöstökyselystä, jonka jälkeen tätä ymmärrystä syvennettiin dialogissa asiakkaan kanssa henkilöstötyöpajoissa.

Työntekijäymmärryksen mukaisesti johdon visiotyöpajassa luotiin linjaukset ja päätökset kerätyn aineiston pohjalta. Projektia vietiin eteenpäin vahvasti digitaalisesti käyttäen sähköisiä yhteistyöalustoja, joiden avulla asiakkaan kanssa kommunikointi oli vaivatonta ja asiakas pääsi helposti tarvittaviin dokumentteihin ja pystyi niitä kommentoimaan.

Määritysvaiheen jälkeen Elolle toteutettiin ensin pilottitila, joka oli kaikille työntekijöille avoin työskentelyalue neuvottelutiloineen. Tilat olivat aiemmin toimineet johdon tiloina ja niiden avaaminen koko henkilöstölle sai runsaasti kiitosta.

Pilottitilasta kerättiin palautetta ja havaintoja, joita käytettiin konseptin hiomiseen ja muiden tilojen suunnitteluun. Toteutus tehtiin vaiheittain ja Agile Work toimi rakennuttamiskonsulttina ja kokonaissuunnitteluvastaavana suunnitteli kaikki vaadittavat muutosdokumentit.

Uudistetut työtilat vastaavat nyt paremmin työntekijöiden tarpeisiin, akustiikkaa on saatu parannettua ja tekniikka päivitettyä vastaamaan tämän päivän tarpeita. Työtiloissa on riittävää väljyyttä ja ilmavuutta ja tilat ovat myös erittäin muuntojoustavat. Tilat eivät ole siis koskaan valmiit, vaan ne muuntuvat työntekijöiden muuttuvien tarpeiden mukaan.

Muutosjohtamisen tukemiseksi esihenkilöiden kanssa pidettiin työpajoja sijoittumisesta sekä tiimien erityistarpeista. Elolta hankkeessa oli mukana muutostiimi, jossa oli edustaja jokaisesta yksiköstä. Muutostiimin kanssa käytiin muutaman kuukauden välein suunnitelmia tarkemmin läpi.

Uudessa työympäristökonseptissa luovuttiin kunkin siiven omasta taukotilasta ja siirryttiin yhteiseen kerroskahvilaan, joka aluksi aiheutti huolta elolaisissa, mutta toteutumisen jälkeen on lisännyt yhteisöllisyyttä. Suunnittelua tehtiin vahvassa ja tiiviissä yhteistyössä Elon tilapalveluiden kanssa.

Muutosjohtamisen kannalta projektin läpivieminen oli onnistunutta, koska henkilöstö pääsi mukaan osallistumaan ratkaisuihin alusta alkaen, pääsi testaamaan pilottitiloissa tulevaa tilaratkaisua ja muutoksille annettiin riittävästi aikaa.