Työympäristömuutokset ovat olennainen osa nykyaikaisten työpaikkojen kehitystä. Organisaatiot pyrkivät parantamaan työntekijöidensä hyvinvointia ja tuottavuutta luomalla toimivia ja innostavia työympäristöjä. Tämä on johtanut monipuoliseen sanastoon, joka voi olla hämmentävä niille, jotka eivät ole perehtyneet aiheeseen.
Tässä artikkelissa selvennämme yleisimpiä käsitteitä ja tilakonsepteja, jotta ymmärrys työympäristömuutoksista syvenee.
Monitilatoimisto (activity-based office)
Monitilatoimistossa on erilaisia työskentelyalueita, kuten avonaisia työskentelytiloja, hiljaisia tiloja keskittymistä varten, erilaisia vetäytymistiloja puhelinsoittoja ja etäpalavereita varten, neuvotteluhuoneita ja rentoutumisalueita.
Monitilatoimisto perustuu tilojen joustavaan käyttöön ja yhteiskäyttöisyyteen. Useimmiten työpisteet ovat nimeämättömiä sekä niitä on vähemmän mitä työntekijöitä on, sillä työtä voidaan tehdä monitilatoimistossa myös muissa tiloissa.
Esimerkiksi erilaiset etäpalaveripuhelut voi ottaa vetäytymistilasta työpisteen sijaan – jokainen voi valita itselleen ja työnalla olevalla työtehtävälle parhaiten sopivan tilan.
Monitilatoimisto edistää vuorovaikutusta ja yhteistyötä samalla tarjoten vaihtoehtoja eri työtehtäviin ja tapoihin tehdä töitä. Onnistunut monitilatoimistoratkaisu vaatii henkilöstön osallistamista, työteon tapojen tunnistamista, laajaa johdon sitoutumista sekä yhteisiä pelisääntöjä. Monitilatoimisto toimii erityisen hyvin tietotyöorganisaatioille.
Referenssi: Airbus Finlandin pääkonttori
Avokonttori
Avokonttorissa työntekijät työskentelevät samassa avoimessa tilassa ilman väliseiniä tai huoneita. Alunperin avokonttorin tarkoitus oli edistää kommunikaatiota ja tiimityötä, mutta sittemmin on todettu, että malli ei sovi kaikille sillä se myös tutkitusti aiheuttaa häiriöitä ja keskittymisvaikeuksia.
Avokonttori ei ole sama asia kuin monitilatoimisto eikä monitilatoimiston avonaiset työskentelyalueet ole avokonttoreita. Avokonttorissa työntekijällä on yleensä nimetty työpiste, jonka ääressä hän hoitaa kaikki työtehtävänsä niin keskittymistä vaativan työn kuin mahdolliset etäpalaverit ja puhelinsoitot.
Koska eri työtehtäville ei ole tarjolla erillisiä, työtehtävää paremmin tukevia tiloja, häiriintyy työ avokonttorissa usein – vieressä istuva henkilö saattaa puhua pälpättää kun itse haluaa hiljentyä keskittymään.
Avokonttori ei ole tänä päivänä suositeltava ratkaisu: Mikäli tunnistatte, että toimistonne on avokonttori, kannattaa harkita toimistotilojen päivittämistä henkilöstön hyvinvoinnin ja tuottavuuden parantamiseksi.
Huonetoimisto
Huonetoimisto on konsepti, jossa työntekijät sijoitetaan erillisiin huoneisiin. Tällainen tilaratkaisu on hyödyllinen tehtävissä, jotka edellyttävät paljon keskittymistä tai arkaluonteisten tietojen käsittelyä. Erillisiä työhuoneita voi toki olla myös osana avokonttoria sekä monitilatoimistoa. Monitilatoimistossa erilliset työhuoneet olisivat useimmiten jaetussa käytössä, jolloin niitä voisi varata tarpeen mukaan. Huonetoimisto on toimiva ratkaisu esimerkiksi vastaanottotyötä tekeville organisaatioille.
Ketterä toimisto (agile office)
Ketterä toimisto on konsepti, joka edistää ketterää työskentelyä ja nopeaa päätöksentekoa. Se perustuu avoimiin ja muunneltaviin työskentelyalueisiin, joissa tiimit voivat työskennellä yhdessä ja jakaa tietoaan helposti. Ketterä toimisto mahdollistaa nopeat tilalliset muutokset ja sopeutumisen muuttuviin tarpeisiin ja tiimien erilaisiin tarpeisiin. Ketterä toimisto on erityisen hyvä ratkaisu esimerkiksi tuotekehityksen ja innovaatioiden parissa työskenteleville organisaatioille.
Referenssi: Vaisalan tuotekehitystalo
Älykäs toimisto (smart office)
Älykäs toimisto hyödyntää teknologian tuomia mahdollisuuksia työympäristössä. Se ei ole tilaratkaisu itsessään, vaan toteutetaan tilaratkaisujen lisäksi. Älykkäässä toimistossa voi olla esimerkiksi älykkäitä valaistusjärjestelmiä, erilaisia etäohjausta, tilavarausjärjestelmiä ja muita digitaalisia ratkaisuja, jotka parantavat työtehokkuutta ja käyttäjäkokemusta.
Älykkään toimiston ratkaisuja ovat myös erilaiset työtä tukevat ratkaisut, joissa nähdään esimerkiksi missä työntekijät liikkuvat, mitä tiloja ja työpisteitä he ovat varanneet tai missä tilassa he aikovat työskennellä tulevina päivinä. Erilaiset älytoimistoratkaisut tukevat joustavaa työntekoa.
Referenssi: Agile Workin Future Lab
Muita työskentelytiloja
Co-working -tilat
Co-working- eli yhteisölliset työtilat ovat jaettuja työympäristöjä, joissa useat organisaatiot ja työntekijät voivat vuokrata työpisteitä ja tiloja. Co-working-tilat tarjoavat joustavia työskentelyratkaisuja erityisesti itsenäisille ammatinharjoittajille, freelancereille ja pienille yrityksille.
Co-working -tilat edistävät verkostoitumista, yhteistyötä ja mahdollistavat erilaisten osaamisalueiden kohtaamisen. Ne tarjoavat myös usein yhteisiä palveluita, kuten kokoushuoneita, keittiöitä ja tapahtumatiloja, luoden yhteisöllisyyttä ja työelämän hyvinvointia.
Referenssi: Markthallen co-workingin -tila
Yhteiskäyttöiset toimistot
Yhteiskäyttöisessä toimistossa kahden tai useamman organisaation työntekijät käyttävät samoja toimitiloja ilman selkeitä rajoja toimintojen välillä. Yhteiskäyttöisyys lisää tilojen käyttöastetta ja pienentää täten organisaatioiden hiilijalanjälkeä. Organisaatioista riippuen tilojen yhteiskäyttö saattaa myös parantaa yhteistyötä organisaatioiden välillä, lisätä ymmärrystä, hiljaista tietoa ja parantaa tuottavuutta.
Etätoimisto
Useimmiten etätoimisto on sijoitettu työntekijän omaan kotiin tai loma-asuntoon. Etätoimisto voi olla työntekijän pysyvä työskentelypaikka, säännöllisesti tai satunnaisesti käytössä oleva työskentelypiste.
Kolmannet paikat
Kolmansilla paikoilla tarkoitetaan erilaisia tiloja, jotka eivät ole toimistoja taikka kotona olevia tiloja. Tällaisia ovat esimerkiksi kahvilat, kirjastot tai hotellien aulat, joissa työntekijät saattavat työskennellä vakituisen työtilansa lisäksi tai sen sijaan.
Eri tilaratkaisut eri tarpeisiin
Erilaisia toimistotilaratkaisuja on tarjolla jokaisen organisaation erilaisiin tarpeisiin. Ennen tilamuutoksia on tärkeää tunnistaa, millä tavalla organisaatiossa tehdään töitä, mitkä ovat tulevaisuuden suuntaukset ja millaista muutosta tilamuutoksilla tavoitellaan. Tilan tulee ensisijaisesti tukea työntekoa, mahdollistaa organisaation kasvu ja tukea työntekijän hyvinvointia ja työyhteisön yhteisöllisyyttä.
Me Agile Workilla olemme erikoistuneet työympäristömuutoksen fasilitoimiseen ja läpiviemiseen. Ota meihin yhteyttä, niin aloitetaan!
Lisää luettavaa? Tutustu blogi-kirjoituksiimme aiheesta👇
Mitä maksaa työympäriston muutoshanke?
Miten suunnitellaan toimiva hybriditoimisto?
